Проверить чек
Посмотр рубрик

ЭДО для роста бизнеса. Предпринимателям, розничной торговле, начинающему бизнесу

Электронный документооборот становится повседневным инструментом в деятельности всё большего круга предпринимателей. Внедрение системы маркировки в России значительно расширяет сферы деятельности, для которых применение ЭДО становится обязательным. В связи с этим, у бизнеса возникают вопросы, ответы на главные из которых предоставили наши эксперты.

Что такое ЭДО #

ЭДО (электронный документооборот) подразумевает обмен документами между организациями и предпринимателями через интернет. Это упрощает работу бизнеса за счет скорости и удобства передачи документов между участниками ЭДО. Посредством ЭДО можно совершать ряд операций:

  • Обмениваться документами с покупателями и контрагентами;
  • Отчитываться в регулирующие органы;
  • Взаимодействовать с государством;
  • Подписывать договоры и отслеживать их статусы;
  • Получать выписки.

Такие документы не нужно печатать на бумаге и отправлять почтой и курьерскими службами – всё происходит за считанные минуты на компьютере в несколько кликов.

Как работать в электронном документообороте #

Чаще всего по такой схеме:

  1. Создание документа в программе либо его выгрузка отправителем;
  2. Подписание отправителем документа с помощью КЭП;
  3. Передача документа контрагенту программой ЭДО;
  4. Получение уведомления контрагентом о входящем документе и подписание, либо отклонение на случай необходимости доработок.

Если контрагент работает с бумажными документами, на электронную почту придет приглашение к обмену по ЭДО. В случае пользования другим оператором ЭДО, придет приглашение к роумингу.

  1. Поступление отправителю уведомления о получении документа контрагентом.

Для кого ЭДО обязателен #

Помимо удобства пользования ЭДО, есть сферы бизнеса, которым он необходим. Для них он является основой бизнес-процессов, без которого деятельность законодательно невозможна:

  • Участники маркировки и прослеживаемости товаров (производители, дистрибуторы, розничные магазины);
  • Субъекты госзакупок;
  • Импортеры (ввиду необходимости прослеживания товаров).

Сейчас в России запущен процесс внедрения ЭДО в отрасль логистики и транспорта. Для этого разработана система ЭПД (электронные перевозочные документы). Внедрение ЭПД для грузоперевозок в скором времени снимет вопрос использования бумажных носителей в цепочке поставок товаров.

Кто чаще использует ЭДО в компании #

При необходимости ЭДО может пользоваться любой сотрудник. По достоинству преимущества ЭДО для себя откроют специалисты, в чей основной круг обязанностей входит рутинная работа с документами:

  • Бухгалтерия – для решения задач по сдаче отчетности и взаимодействия с регуляторами. Некоторые отчеты подаются исключительно электронно.
  • Кадровый отдел. Все операции по оформлению персонала удобнее производить в электронном виде, а больничные листы сейчас существуют лишь в цифровом формате.
  • Склад. Документы по отгрузке и перемещению товаров удобнее оформлять в электронном виде. В особенности, если склад управляется удаленно.

Старт работы с ЭДО #

1) Приобретите КЭП. Электронная подпись понадобится каждому сотруднику, работающему с документами. КЭП будет необходим в случаях взаимодействия с контролирующими и госорганами, на площадках электронных торгов, а также при обмене документами между сотрудниками и партнерами.

При необходимости делегирования права подписи, помимо КЭП, необходима машиночитаемая доверенность (МЧД). Она оформляется руководителем и содержит в себе права и полномочия сотрудника. В дальнейшем вся имеющаяся в МЧД информация будет прилагаться к пакету документов, либо содержаться в них. Без МЧД правом подписи может обладать лишь глава компании, заранее оформивший на себя электронную подпись.

Электронная подпись может быть так же и неквалифицированной, однако ее функционал ограничен в рамках компании, реже – при отдельных условиях договоров с контрагентами. Поэтому лучше сразу оформить КЭП, имеющую более широкий функционал.

2) Выберите оператора ЭДО. Оператор обязательно должен числиться в реестре ФНС, поэтому начать выбор необходимо с проверки его наличия в аккредитованном списке

Отдельно нужно учитывать:

  • Наличие у оператора роуминга для обмена документами со сторонними сервисами ЭДО;
  • Интеграцию с другими цифровыми системами, задействованными в бизнес-процессах компании;
  • Наличие техподдержки;
  • Стоимость;
  • Возможность корректировки бумажных форм документов и создания электронных аналогов;
  • Наличие функционала для работы с маркировкой, обмена данными с системой «Честный знак» и другими системами отслеживания;
  • Поддержка работы с грузоперевозками и оформления ЭПД;
  • Отсутствие дополнительных платежей за отдельные функции.

3) Проведите обучение персонала работе с ЭДО.

4) Начните обмен электронными документами.

О совмещении бумажного и электронного документооборота #

Некоторые компании продолжают использовать в работе бумажные документы, поэтому при внедрении и последующем использовании ЭДО сразу оцифровать документооборот не получится. Ряд партнеров могут продолжать вести документы в бумажном виде. В таком случае целесообразно совмещение форматов, однако важно соблюдать порядок в хранении документов.

Для удобства хранения и поиска, ЭДО позволяет перевести бумажные документы в электронные. Такие сложнее потерять или уничтожить, благодаря возможности быстрого поиска по заданным параметрам и резервному копированию, с последующим хранением их на сервере компании или в облаке. Но нужно понимать, что электронный документ, подписанный КЭП, несмотря на наличие отметки, в бумажном варианте потеряет юридическую силу.

Если у партнера другой оператор ЭДО #

Для обмена документами между разными операторами ЭДО, давно существует роуминг.

А в случае настройки автоматического роуминга, настройка электронного документооборота состоится в считанные минуты. Такая возможность должна быть в функционале операторов со стороны отправителя и получателя.

Настройка роуминга начинается с отправления приглашения партнера к обмену электронными документами. Система с функцией роуминга автоматически примет приглашение. При отсутствии у получателя ЭДО, приглашение придет на электронную почту.

Платформа ЭДО – сервис обмена электронными документами с простым и удобным интерфейсом, с широким функционалом, от лидера рынка ОФД.

Преимущества Платформы ЭДО:

  • легкая настройка и техподдержка 24/7;
  • интеграция с программами 1С и смежными системами;
  • автоматический роуминг с большинством операторов ЭДО;
  • редактор УПД в веб-интерфейсе (с нуля можно сконструировать документ);
  • бесплатная передача данных в систему маркировки и прослеживаемости, а также предоставление статуса документа в системе «Честный ЗНАК»;
  • поиск контрагентов по ИНН в актуальном справочнике ФНС;
  • визуализация печатных форм документов;
  • большая база пользователей в сегментах розничной торговли и услуг;
  • простой и удобный к интеграции API.

Многие предприниматели и компании продолжают работать с бумажными документами, не доверяя цифровизации и инновациям. Но внедрив ЭДО от надежного партнера, вы почувствуете кардинальные изменения в работе, увидите реальную экономию сил, средств и времени.

С чего начать? Попробуйте сервис «Платформа ЭДО». Это просто, доступно, удобно.

Изменения в 2025-2026 году #

  1. Новые форматы электронных документов

Новый формат 5.03 электронной формы УПД и счета-фактуры на основании Приказа ФНС от 15.11.2024 N ЕД-7-26/1032@. С 1 апреля 2025 года применяется только версия 5.03.

Утвержден формат счета на оплату в электронной форме Приказом ФНС от 20.01.2025 N ЕД-7-26/29@.

  1. Изменения в Налоговом Кодексе, с 1 января 2026 года:
  • Повышение ставки НДС с 20% до 22% — изменение формата электронных документов для поддержки новых ставок.
  • В счете-фактуре необходимо дополнительно указывать номер и дату авансового счета-фактуры. Если счет-фактуру подписывает ИП, то необходимо указывать ОГРН ИП и дату его присвоения.
  1. С 1 января 2026 года перестают действовать форматы электронного акта выполненных работ (оказанных услуг) и товарной накладной на основании приказа ФНС России от 20.01.2025 N ЕД-7-26/28@

Создавать акты и накладные в электронной форме можно с использованием формата универсального передаточного документа 5.03 (Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@), а также сохраняется возможность создавать первичные документы в виде неформализованных электронных документов, а также на бумаге.

Отмена приказов не касается бумажных форм товарной накладной и акта оказанных услуг.

  1. Универсальные сообщения.

Изменится порядок обмена электронными документами, а именно: извещения о получении и уведомления об уточнении заменят универсальные сообщения (ID проекта 150213).

Универсальные сообщения упрощает процесс подтверждения документов за счет того, что они не требуют подписания квалифицированной электронной подписью, а также ускоряет процесс.

  1. Маркировка товаров.

В 2026 году старт поэкземплярного и объемно-сортового учета в отношении отдельных товарных групп.

Поэкземплярный учет — передача сведений в УПД через ЭДО осуществляется по каждой единице маркированного товара, за исключением продажи в розницу.

Объемно-сортовой учет – передача сведений в УПД через ЭДО осуществляется с указанием кода товара (GTIN) и количеством товара.

С более подробной информацией касательно маркировки товара Вы можете ознакомить на странице «Маркировка товаров».

  1. Порядок присвоения и применения ИНН

С 1 января 2026 года Приказ ФНС от 26.06.2025 № ЕД-7-14/559@, вносит изменения в порядок присвоения и применения ИНН.

Вместо свидетельства и уведомления о постановке на учет с начала следующего года будет выдаваться выписка из Единого государственного реестра налогоплательщиков. Ранее выданные документы сохраняют свою силу и подтверждают ИНН.

Сама структура ИНН, методика расчета контрольного числа, а также структура и условия присвоения КПП для организаций не поменяются.

Нормативная база #

Основные нормативно-правовые документы, регулирующие электронный документооборот:

ЭДО регулируется не только кодексами и законами, но и множеством приказов и постановлений.

  • Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».
  • Приказ ФСБ РФ от 27 декабря 2011 г. N 795 «Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи».
  • Приказ ФСБ России от 27.12.2011 N 796 «Об утверждении Требований к средствам электронной подписи и Требований к средствам удостоверяющего центра».
  • Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, универсального передаточного документа, включающего счет-фактуру, универсального передаточного документа, форматов счета-фактуры, выставляемого (составляемого) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав».
  • Приказ ФНС России от 19.10.2018 №ММВ-7-6/602@ «Об утверждении форматов документов, необходимых для обеспечения ЭДО в отношениях, регулируемых законодательством Российской Федерации о налогах и сборах».
  • Приказ ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры, формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, и формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме».
  • Приказ ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи».
  • Постановление правительства РФ № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 01.07.2021 № 1108 «Об утверждении Положения о национальной системе прослеживаемости товаров».
Полезна ли статья?
Этот сайт использует куки для улучшения вашего опыта. Если вы продолжите использовать этот сайт, вы соглашаетесь с этим. Политика обработки персональных данных