Site icon Платформа ОФД — Оператор фискальных данных, фискальный оператор (Эвотор ОФД)

ЭДО для роста бизнеса. Предпринимателям, розничной торговле, начинающему бизнесу

Электронный документооборот становится повседневным инструментом в деятельности всё большего круга предпринимателей. Внедрение системы маркировки в России значительно расширяет сферы деятельности, для которых применение ЭДО становится обязательным. В связи с этим, у бизнеса возникают вопросы, ответы на главные из которых предоставили наши эксперты.

Что такое ЭДО

ЭДО (электронный документооборот) подразумевает обмен документами между организациями и предпринимателями через интернет. Это упрощает работу бизнеса за счет скорости и удобства передачи документов между участниками ЭДО. Посредством ЭДО можно совершать ряд операций:

Такие документы не нужно печатать на бумаге и отправлять почтой и курьерскими службами – всё происходит за считанные минуты на компьютере в несколько кликов.

Как работать в электронном документообороте

Чаще всего по такой схеме:

  1. Создание документа в программе либо его выгрузка отправителем;
  2. Подписание отправителем документа с помощью КЭП;
  3. Передача документа контрагенту программой ЭДО;
  4. Получение уведомления контрагентом о входящем документе и подписание, либо отклонение на случай необходимости доработок.

Если контрагент работает с бумажными документами, на электронную почту придет приглашение к обмену по ЭДО. В случае пользования другим оператором ЭДО, придет приглашение к роумингу.

  1. Поступление отправителю уведомления о получении документа контрагентом.

Для кого ЭДО обязателен

Помимо удобства пользования ЭДО, есть сферы бизнеса, которым он необходим. Для них он является основой бизнес-процессов, без которого деятельность законодательно невозможна:

Сейчас в России запущен процесс внедрения ЭДО в отрасль логистики и транспорта. Для этого разработана система ЭПД (электронные перевозочные документы). Внедрение ЭПД для грузоперевозок в скором времени снимет вопрос использования бумажных носителей в цепочке поставок товаров.

Кто чаще использует ЭДО в компании

При необходимости ЭДО может пользоваться любой сотрудник. По достоинству преимущества ЭДО для себя откроют специалисты, в чей основной круг обязанностей входит рутинная работа с документами:

Старт работы с ЭДО

1) Приобретите КЭП. Электронная подпись понадобится каждому сотруднику, работающему с документами. КЭП будет необходим в случаях взаимодействия с контролирующими и госорганами, на площадках электронных торгов, а также при обмене документами между сотрудниками и партнерами.

При необходимости делегирования права подписи, помимо КЭП, необходима машиночитаемая доверенность (МЧД). Она оформляется руководителем и содержит в себе права и полномочия сотрудника. В дальнейшем вся имеющаяся в МЧД информация будет прилагаться к пакету документов, либо содержаться в них. Без МЧД правом подписи может обладать лишь глава компании, заранее оформивший на себя электронную подпись.

Электронная подпись может быть так же и неквалифицированной, однако ее функционал ограничен в рамках компании, реже – при отдельных условиях договоров с контрагентами. Поэтому лучше сразу оформить КЭП, имеющую более широкий функционал.

2) Выберите оператора ЭДО. Оператор обязательно должен числиться в реестре ФНС, поэтому начать выбор необходимо с проверки его наличия в аккредитованном списке

Отдельно нужно учитывать:

3) Проведите обучение персонала работе с ЭДО.

4) Начните обмен электронными документами.

О совмещении бумажного и электронного документооборота

Некоторые компании продолжают использовать в работе бумажные документы, поэтому при внедрении и последующем использовании ЭДО сразу оцифровать документооборот не получится. Ряд партнеров могут продолжать вести документы в бумажном виде. В таком случае целесообразно совмещение форматов, однако важно соблюдать порядок в хранении документов.

Для удобства хранения и поиска, ЭДО позволяет перевести бумажные документы в электронные. Такие сложнее потерять или уничтожить, благодаря возможности быстрого поиска по заданным параметрам и резервному копированию, с последующим хранением их на сервере компании или в облаке. Но нужно понимать, что электронный документ, подписанный КЭП, несмотря на наличие отметки, в бумажном варианте потеряет юридическую силу.

Если у партнера другой оператор ЭДО

Для обмена документами между разными операторами ЭДО, давно существует роуминг.

А в случае настройки автоматического роуминга, настройка электронного документооборота состоится в считанные минуты. Такая возможность должна быть в функционале операторов со стороны отправителя и получателя.

Настройка роуминга начинается с отправления приглашения партнера к обмену электронными документами. Система с функцией роуминга автоматически примет приглашение. При отсутствии у получателя ЭДО, приглашение придет на электронную почту.

Платформа ЭДО – сервис обмена электронными документами с простым и удобным интерфейсом, с широким функционалом, от лидера рынка ОФД.

Преимущества Платформы ЭДО:

Многие предприниматели и компании продолжают работать с бумажными документами, не доверяя цифровизации и инновациям. Но внедрив ЭДО от надежного партнера, вы почувствуете кардинальные изменения в работе, увидите реальную экономию сил, средств и времени.

С чего начать? Попробуйте сервис «Платформа ЭДО». Это просто, доступно, удобно

Нормативная база

Основные нормативно-правовые документы, регулирующие электронный документооборот:

ЭДО регулируется не только кодексами и законами, но и множеством приказов и постановлений.

Exit mobile version