- Что такое ЭДО
- Как работать в электронном документообороте
- Для кого ЭДО обязателен
- Кто чаще использует ЭДО в компании
- Старт работы с ЭДО
- О совмещении бумажного и электронного документооборота
- Если у партнера другой оператор ЭДО
Электронный документооборот становится повседневным инструментом в деятельности всё большего круга предпринимателей. Внедрение системы маркировки в России значительно расширяет сферы деятельности, для которых применение ЭДО становится обязательным. В связи с этим, у бизнеса возникают вопросы, ответы на главные из которых предоставили наши эксперты.
Что такое ЭДО
ЭДО (электронный документооборот) подразумевает обмен документами между организациями и предпринимателями через интернет. Это упрощает работу бизнеса за счет скорости и удобства передачи документов между участниками ЭДО. Посредством ЭДО можно совершать ряд операций:
- Обмениваться документами с покупателями и контрагентами;
- Отчитываться в регулирующие органы;
- Взаимодействовать с государством;
- Подписывать договоры и отслеживать их статусы;
- Получать выписки.
Такие документы не нужно печатать на бумаге и отправлять почтой и курьерскими службами – всё происходит за считанные минуты на компьютере в несколько кликов.
Как работать в электронном документообороте
Чаще всего по такой схеме:
- Создание документа в программе либо его выгрузка отправителем;
- Подписание отправителем документа с помощью КЭП;
- Передача документа контрагенту программой ЭДО;
- Получение уведомления контрагентом о входящем документе и подписание, либо отклонение на случай необходимости доработок.
Если контрагент работает с бумажными документами, на электронную почту придет приглашение к обмену по ЭДО. В случае пользования другим оператором ЭДО, придет приглашение к роумингу.
- Поступление отправителю уведомления о получении документа контрагентом.
Для кого ЭДО обязателен
Помимо удобства пользования ЭДО, есть сферы бизнеса, которым он необходим. Для них он является основой бизнес-процессов, без которого деятельность законодательно невозможна:
- Участники маркировки и прослеживаемости товаров (производители, дистрибуторы, розничные магазины);
- Субъекты госзакупок;
- Импортеры (ввиду необходимости прослеживания товаров).
Сейчас в России запущен процесс внедрения ЭДО в отрасль логистики и транспорта. Для этого разработана система ЭПД (электронные перевозочные документы). Внедрение ЭПД для грузоперевозок в скором времени снимет вопрос использования бумажных носителей в цепочке поставок товаров.
Кто чаще использует ЭДО в компании
При необходимости ЭДО может пользоваться любой сотрудник. По достоинству преимущества ЭДО для себя откроют специалисты, в чей основной круг обязанностей входит рутинная работа с документами:
- Бухгалтерия – для решения задач по сдаче отчетности и взаимодействия с регуляторами. Некоторые отчеты подаются исключительно электронно.
- Кадровый отдел. Все операции по оформлению персонала удобнее производить в электронном виде, а больничные листы сейчас существуют лишь в цифровом формате.
- Склад. Документы по отгрузке и перемещению товаров удобнее оформлять в электронном виде. В особенности, если склад управляется удаленно.
Старт работы с ЭДО
1) Приобретите КЭП. Электронная подпись понадобится каждому сотруднику, работающему с документами. КЭП будет необходим в случаях взаимодействия с контролирующими и госорганами, на площадках электронных торгов, а также при обмене документами между сотрудниками и партнерами.
При необходимости делегирования права подписи, помимо КЭП, необходима машиночитаемая доверенность (МЧД). Она оформляется руководителем и содержит в себе права и полномочия сотрудника. В дальнейшем вся имеющаяся в МЧД информация будет прилагаться к пакету документов, либо содержаться в них. Без МЧД правом подписи может обладать лишь глава компании, заранее оформивший на себя электронную подпись.
Электронная подпись может быть так же и неквалифицированной, однако ее функционал ограничен в рамках компании, реже – при отдельных условиях договоров с контрагентами. Поэтому лучше сразу оформить КЭП, имеющую более широкий функционал.
2) Выберите оператора ЭДО. Оператор обязательно должен числиться в реестре ФНС, поэтому начать выбор необходимо с проверки его наличия в аккредитованном списке
Отдельно нужно учитывать:
- Наличие у оператора роуминга для обмена документами со сторонними сервисами ЭДО;
- Интеграцию с другими цифровыми системами, задействованными в бизнес-процессах компании;
- Наличие техподдержки;
- Стоимость;
- Возможность корректировки бумажных форм документов и создания электронных аналогов;
- Наличие функционала для работы с маркировкой, обмена данными с системой «Честный знак» и другими системами отслеживания;
- Поддержка работы с грузоперевозками и оформления ЭПД;
- Отсутствие дополнительных платежей за отдельные функции.
3) Проведите обучение персонала работе с ЭДО.
4) Начните обмен электронными документами.
О совмещении бумажного и электронного документооборота
Некоторые компании продолжают использовать в работе бумажные документы, поэтому при внедрении и последующем использовании ЭДО сразу оцифровать документооборот не получится. Ряд партнеров могут продолжать вести документы в бумажном виде. В таком случае целесообразно совмещение форматов, однако важно соблюдать порядок в хранении документов.
Для удобства хранения и поиска, ЭДО позволяет перевести бумажные документы в электронные. Такие сложнее потерять или уничтожить, благодаря возможности быстрого поиска по заданным параметрам и резервному копированию, с последующим хранением их на сервере компании или в облаке. Но нужно понимать, что электронный документ, подписанный КЭП, несмотря на наличие отметки, в бумажном варианте потеряет юридическую силу.
Если у партнера другой оператор ЭДО
Для обмена документами между разными операторами ЭДО, давно существует роуминг.
А в случае настройки автоматического роуминга, настройка электронного документооборота состоится в считанные минуты. Такая возможность должна быть в функционале операторов со стороны отправителя и получателя.
Настройка роуминга начинается с отправления приглашения партнера к обмену электронными документами. Система с функцией роуминга автоматически примет приглашение. При отсутствии у получателя ЭДО, приглашение придет на электронную почту.
Платформа ЭДО – сервис обмена электронными документами с простым и удобным интерфейсом, с широким функционалом, от лидера рынка ОФД.
Преимущества Платформы ЭДО:
- легкая настройка и техподдержка 24/7;
- интеграция с программами 1С и смежными системами;
- автоматический роуминг с большинством операторов ЭДО;
- редактор УПД в веб-интерфейсе (с нуля можно сконструировать документ);
- бесплатная передача данных в систему маркировки и прослеживаемости, а также предоставление статуса документа в системе «Честный ЗНАК»;
- поиск контрагентов по ИНН в актуальном справочнике ФНС;
- визуализация печатных форм документов;
- большая база пользователей в сегментах розничной торговли и услуг;
- простой и удобный к интеграции API.
Многие предприниматели и компании продолжают работать с бумажными документами, не доверяя цифровизации и инновациям. Но внедрив ЭДО от надежного партнера, вы почувствуете кардинальные изменения в работе, увидите реальную экономию сил, средств и времени.
С чего начать? Попробуйте сервис «Платформа ЭДО». Это просто, доступно, удобно