Зачем предпринимателю ЭДО и где это уже обязательно

27 августа 2021

Государство планомерно вводит новые правила для бизнеса, чтобы обеспечить массовое внедрение электронного документооборота к 2024 году в рамках нацпроекта «Цифровая экономика» и инициатив ФНС. В ряде случаев ЭДО уже обязателен. Рассмотрим, в каких, и к чему готовиться предпринимателям.

Пять «жёстких» аргументов

На ЭДО переходить никто не заставляет, однако возникают условия, когда работа по старинке становится невыгодной и затруднительной. Вот несколько аргументов разной степени жесткости в пользу цифровизации.

1. Работа с товарами, подлежащими маркировке, и вообще взаимодействие с системой «Честный ЗНАК», без ЭДО невозможна. А ведь это товары, пользующиеся массовым спросом: обувь, текстиль, одежда, молоко и т. п. Не за горами то время, когда большинство товаров станут маркированными. Получить УПД по маркированной продукции можно только в электронном виде.
2. Те, кто продает товары животного происхождения — мясо, птицу, рыбу и т.п., обязаны использовать электронные ветеринарные сопроводительные документы. Для работы с такой продукцией предназначена специальная система Меркурий.

3. Система контроля прослеживаемости товаров тоже без ЭДО невозможна. Да, она пока только развивается, и далеко не все товары, партии которых подпадают под контроль, пользуются широким спросом у населения – разве что холодильники, детские коляски, кресла безопасности, — но этот перечень совершенно точно будет расширяться.

   Обратите внимание — для маркировки, Меркурия, прослеживаемости не играют роли ни форма бизнеса, ни система налогообложения. Даже ИП на патенте — обязаны во всем этом разобраться, зарегистрироваться и вести учет.

4. Участие в закупках тоже требует наличия ЭДО. Пусть пока жестко обязательность электронного документооборота не прописана, но к примеру, пользователи площадок сталкиваются с тем, что документы об оказанных услугах и комиссиях (например, комиссии от суммы выигранного аукциона) кроме как через ЭДО им не получить. Либо нужно прибыть за документами непосредственно к контрагенту.

   А ведь для ИП созданы отличные условия для работы. Большая часть предпринимателей относится к малому бизнесу (СМП). Для СМП установлена обязательная доля закупок, пониженная «цена» победы, доступные банковские гарантии и т.д.

5. Сейчас действует проект по работе с КЭДО (кадровый электронный документооборот), он действует до середины ноября. Затем планируется, что изменения, касающиеся КЭДО, внесут в Трудовой кодекс.

Что заставляет ИП держаться за бумажный документооборот?

Выдвигаются, как правило, два основных тезиса: а) надежнее и б) дешевле. Теперь по пунктам.

А) Это вряд ли. Бумажные документы рвутся, теряются, выцветают, сгорают, не доходят по почте и т.п. Бесспорно, в некоторых случаях бумага по-прежнему незаменима – например, в отношениях с контролирующими органами, — но бумажную версию при наличии электронной всегда можно изготовить. Это не довод в пользу 100% бумажного документооборота.

Б) Тезис о «дешевизне» весьма сомнителен. Точнее наоборот, учитывая расходы на распечатку, рассылку, курьерские услуги, администрирование всего процесса и рабочее время сотрудников.

По оценке ФНС, переход на ЭДО должен обеспечить предпринимателям экономию в триллионы рублей. Так, в 2019 году в России в хозяйственный документооборот были вовлечены 3,7 млн юридических лиц и 4 млн ИП, которые сгенерировали не менее миллиарда документов. Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов ежегодно составляют 6 миллиардов человеко-часов, а общие затраты оцениваются в 3,5 триллиона рублей — это 3,4 процента от ВВП страны за 2018 год.

Конечно, все познается в сравнении, и кто-то может сказать, что ЭДО не дешевле “бумаги”. Однако у операторов ЭДО всегда есть выбор тарифов, с подходящими вариантами под потребности бизнеса.

Например, сервис ЭДО от компании «Платформа ОФД» будет от 500 руб/год, включая при этом:

• консультацию и техподдержку 24/7;
• роуминг со всеми ведущими операторами ЭДО;
• работу с электронной подписью любого УЦ
• интеграцию с системой «Честный ЗНАК» и многое другое.

Пять «мягких» аргументов

Жизнь показывает, что сомнения относительно ненужности ЭДО развеиваются, как только:

• срывается выгодный заказчик, который не желает иметь дело с «бумажным» ИП;
• сделку требуется закрыть срочно, например, если речь идет о скоропортящимся продукте;
• налоговая служба выставляет штрафы за ошибки в отчетности, которые возникли из-за отсутствия или неточностях в бумажных документах;
• подтверждающие документы требуется получить немедленно, а не по почте;
• в очередной раз дорожают курьерские услуги, почтовые отправления, маски, перчатки и т. п.

Это не считая того, что ЭДО помогает ускорить документооборот с регионами, минимизировать риски возникновения претензий от налоговых органов, вовремя получить документы для принятия расходов и многое другое.

В рамках Платформы ЭДО от компании «Платформа ОФД» можно обмениваться актами выполненных работ (оказанных услуг), УПД, накладными, счетами-фактурами, договорами и иными электронными документами – общепризнанными аналогами бумажных.

Как перейти на ЭДО?

Если сомневаетесь, лучше апробировать сервис ЭДО бесплатно, получая входящие документы. Сервис ”Платформа ЭДО” даст возможность оценить все плюсы онлайн-документооборота. Здесь электронный документ – полный аналог бумажного, за теми лишь исключениями, что:

• отправлять документы в налоговую станет быстрее и проще;
• потеря документов исключена;
• больше не потребуется тратиться на расходные материалы и сопутствующие услуги (курьеры, почта и т.п.);
• документы в полной безопасности, в любой момент можно изготовить бумажную версию;

Приступить к работе с ЭДО можно за считанные минуты: пользователю «Платформы ОФД» достаточно войти в личный кабинет, раздел «Документы», нажать «Присоединиться к ЭДО» и подписать оферту.

Даже если ваш деловой партнер работает с другим оператором ЭДО, вам не нужно ничего менять: с бесплатной услугой «Роуминг» обмен документами возможен между клиентами разных операторов.