ЭПД в 2026 году: требования и порядок работы

ЭПД с 1 сентября: кому нужно переходить на электронные перевозочные документы и как с ними работать в 2026 году

С 1 сентября 2026 года обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) касается всех участников грузоперевозок. Транспортные накладные, заказы-заявки и экспедиторские документы теперь нужно будет оформлять в электронном виде.

Главное правило: если в перевозке есть договор с наёмным перевозчиком — ЭТрН обязателен. Если везёте своим транспортом для своих нужд — достаточно путевого листа (пока можно на бумаге, исключение — обязательный ЭПЛ для спиртосодержащей продукции). Переход не охватывает международные перевозки, перевозки с физлицами и перевозки для личных нужд.

Как подготовиться — рассказываем по сценариям в зависимости от вашей роли в цепочке.

Грузоотправителям и грузополучателям

Кому нужно подключаться к оператору ЭПД

Всем, кто участвует в грузоперевозках:

• Грузоотправителю: если нанимаете стороннего перевозчика — нужно оформлять ЭТрН и подключаться к оператору ЭПД.
• Грузополучателю (юрлицу или ИП): если принимаете товары с доставкой (например, канцелярия, стройматериалы, вода в офис) — вы подписываете свой раздел ЭТрН при получении груза. Для этого нужно подключиться к оператору ЭПД.

Для подключения к оператору ЭПД потребуется электронная подпись.

Важно: участники перевозки могут использовать разных операторов — технология роуминга позволяет обмениваться документами без ограничений.

Когда ЭТрН не нужна

1. Перевозка своим транспортом для собственных нужд (без договора с наёмным перевозчиком). Достаточно путевого листа.
2. Самовывоз покупателем на своём транспорте.
3. Перевозки внутри одной организации (между филиалами или складами).
4. Доставка физлицам (маркетплейсы, курьерские службы до конечного покупателя) — здесь ЭПД не оформляются.
5. Каботажные перевозки иностранными перевозчиками.
6. При перевозке драгоценных металлов и драгоценных камней.
7. Грузоотправитель или грузополучатель является иностранным лицом, не включенным в Государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц (РАФП).

Как грузоотправителю оформлять документы при работе с перевозчиками и экспедиторами

• Если вы нанимаете обычного перевозчика, то ЭТрН оформляете вы — как грузоотправитель. Перевозчик только подписывает свою часть накладной.
• Если вы работаете с экспедитором (он берет груз во владение груз и организует перевозку), то ЭТрН оформляет он. Вам ничего делать не нужно — только отдать груз.
• Если вы работаете с экспедитором, который не принимает груз во владение (выступает только посредником: находит перевозчика, координирует процесс, но груз физически не забирает и расписку не выдаёт), то ЭТрН оформляете вы — как грузоотправитель. Экспедитор в этом случае не участвует в подписании титулов. Вы сами создаёте накладную, перевозчик подписывает свои разделы, а экспедитор остаётся за рамками электронного документооборота по ЭТрН.

Создать электронную транспортную накладную и поделиться ею со всеми контрагентами можно в Платформе ЭПД.

Преимущества Платформы ЭПД:

• Входящие документы — бесплатно;
• Количество сотрудников — не ограничено.
• Выдача электронных машиночитаемых доверенностей (МЧД) бесплатно.
• Накладная заполняется в форме — ошибки высвечиваются слева, что позволит избежать неточностей при внесении данных.

Перевозчикам и водителям

Что нужно успеть до 1 сентября

1. Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД — без оператора из реестра Минтранса обмен документами юридически невозможен.
2. Оформить электронные подписи: руководителю — КЭП (квалифицированную электронную подпись), сотрудникам (логистам, диспетчерам) — КЭП физлица + машиночитаемая доверенность (МЧД).
3. Проверить готовность контрагентов — они тоже должны быть подключены к операторам.
4. Обеспечить водителей смартфонами для отображения QR-кодов и подписания документов (если требуется).

Как подписывать документы и что показывать ГИБДД

• Кто подписывает: подписание титулов остаётся за уполномоченным сотрудником перевозчика (логистом, диспетчером).
• Что делает водитель: задача водителя — подтвердить, что физические события перевозки действительно произошли. Для этого он использует простую электронную подпись (ПЭП) — например, в мобильном приложении оператора. Это аналог «галочки»: водитель фиксирует, что груз принят к перевозке, и при необходимости может внести замечания (повреждения, расхождения по весу, неполная загрузка).
• Что показывать ГИБДД: QR-код, который содержит данные ЭТрН. До выезда нужно открыть мобильное приложение оператора и убедиться, что QR-код отображается — он сохраняется в памяти телефона и доступен без интернета.

Сам QR-код генерируется оператором ЭПД после подписания второго титула (Т2), когда перевозчик подтверждает приемку груза

Важно: распечатанный QR-код или скриншот предъявить нельзя — код динамичный.

Что делать без интернета и как работать с телефона

• QR-код сохраняется в памяти телефона на протяжении всего рейса — можно загрузить заранее и показать без интернета.
• Большинство операторов, включая Платформу ЭПД, поддерживают подписание документов с телефона.
• Грузоотправителю по возможности обеспечить WiFi в местах приемки.

Как понять, принимаете ли вы груз во владение

Обычно это указано в договоре. Ключевой признак — экспедитор выдаёт экспедиторскую расписку. Она подтверждает, что груз передан ему во владение, и с этого момента он отвечает за сохранность:

• если принимаете груз во владение — оформляете ЭТрН как грузоотправитель с отметкой об экспедировании. Участвуете в документообороте.
• если не принимаете груз во владение — в оформлении ЭТрН не участвуете, выступаете только посредником. Но регистрация в ГосЛог всё равно обязательна.

Как подготовиться к переходу: пошагово

1. Проведите аудит. Определите, кто в вашей цепочке участвует в оформлении документов.
2. Выберите аккредитованного оператора из реестра Минтранса. Платформа ЭПД — аккредитованный оператор с готовой интеграцией и роумингом с ключевыми операторами.
3. Оформите подписи: руководителю — КЭП; сотрудникам — КЭП физлица + МЧД.
4. Проведите тестовые рейсы с лояльными контрагентами, чтобы отладить процессы.
5. Обучите сотрудников — логистов, диспетчеров, водителей.

Подробнее о том, как работать с транспортными документами