Пошаговая инструкция для ИП по переходу на кассу и ОФД

По данным ФНС на конец мая 2021 г., российские налогоплательщики зарегистрировали более 3,6 млн онлайн-касс — это в два с половиной раза больше, чем до начала реформы, писал ТАСС.

Кассовая реформа проходила в России в 2017-2019 гг. в три базовых этапа. Третья волна подключения к онлайн-кассам завершилась 1 июля 2019 года и затронула уже все без исключения организации и ИП, на любых режимах налогообложения.

Однако некоторым индивидуальным предпринимателям дали отсрочку — работать без касс могли ИП без наемных сотрудников, при реализации товаров собственного производства и оказании услуг населению. Но и эта поблажка будет действовать меньше месяца — до 1 июля 2021 года.

Рассказываем, что и как предпринимателю необходимо сделать для того, чтобы начать работать с онлайн-кассой, ОФД и избежать вопросов от ФНС.

Этап первый. Выбираем кассу и ФН

По закону 54-ФЗ, предпринимателю нужно успеть до 1 июля зарегистрировать ККТ в налоговой службе. Поэтому в техническом плане касса должна соответствовать ряду критериев:

  1. В ККТ должен быть фискальный накопитель (ФН). Если его нет, то ФН необходимо приобрести.
  2. Модель кассы должна входить в реестр разрешенных устройств на сайте ФНС.
  3. Касса должна принимать оплату наличными и картой, печатать бумажные чеки и создавать электронные.
  4. Фискальный чек, выдаваемый ККТ, должен соответствовать закону и иметь все реквизиты, необходимые для вида деятельности ИП.

Кассы условно делятся на три группы.

Автономные кнопочные онлайн-кассы

Самый бюджетный вариант. Подойдут для владельцев небольших бизнесов в сфере услуг или маленьких магазинов, ассортимент товаров которых не превышает 50 позиций. При этом такие устройства не работают с маркированными товарами. Модернизировать аппараты под требования маркировки можно путем вызова специалиста, представителя ЦТО или сервисного центра в вашем регионе.

Ассортимент товаров, подлежащих обязательной маркировке, регулярно расширяется. Так с 1 июня 2021 года под маркировку попали товары категории молочной продукции – сыр и мороженое. Работать с маркированными товарами удобнее всего с помощью сервиса «Учёт марок», который позволит выявлять и не допускать передачи в систему «Честный ЗНАК» некорректных чеков с маркировкой.

Фискальный регистратор

Устройство по факту представляет собой принтер печатных чеков с фискальным накопителем и модулем для передачи данных. Для работы фискальному регистратору нужно головное устройство с кассовой программой: планшет, ноутбук или компьютер. Кроме того, хорошие программы для ПК тоже не бесплатны. Такой вариант подойдет магазинам, пунктам оказания услуг и т. д.

Смарт-терминалы

Это производительный планшет с фискальным накопителем и принтером чеков. Один из самых удобных и простых в освоении устройств.

Такие устройства выпускаются в самых разных конфигурациях, есть мобильные версии, аккумулятора которых хватит до 24 часов. На рынке представлены также средние и большие настольные приборы для стационарных точек с возможностью подключения дополнительного торгового оборудования.

Кассовое оборудование можно не только приобрести, но и взять в аренду.

Этап второй. Выбираем оператора фискальных данных

Перед регистрацией онлайн-кассы в ФНС необходимо выбрать оператора фискальных данных (ОФД). ОФД — это связующее звено между кассой и государством, которое с разрешения ФНС обрабатывает фискальные данные. Оператор передает информацию с онлайн-кассы в налоговую службу и обеспечивает ее конфиденциальность, защиту и хранение в течение пяти лет.

В реестре ФНС сегодня значатся 19 операторов фискальных данных. При выборе оператора, рекомендуем придерживаться следующих критериев:

  1. Рейтинг компании и охват рынка, что свидетельствует о качестве и надежности сервисов оператора;
  2. Наличие дополнительных услуг, помимо базового ОФД-тарифа;
  3. Возможности для бухгалтерии: обмен документами (ЭДО), сдача отчетности в госорганы, выгрузка и сверка данных по чекам;
  4. Наличие аналитических и рекомендательных сервисов для развития бизнеса;
  5. Возможность подключения дополнительного функционала и интеграции с сервисами, необходимыми для вашей деятельности.

Крупнейшим оператором фискальных данных остается «Платформа ОФД» — в первом квартале 2021 года в системе оператора находилось почти 30 процентов всех онлайн-касс страны. Компания предоставляет сервис «Платформа ЭДО» для обмена электронными документами с контрагентами и государственными органами и сервис «Платформа Госотчет» для сдачи электронной отчетности в контролирующие ведомства.

Этап третий. Получаем КЭП

Для онлайн-регистрации кассы, подключения к ОФД и подписания различных электронных документов необходима усиленная версия электронной цифровой подписи – КЭП.

До 1 июля 2021 года квалифицированную электронную подпись можно получать в коммерческих удостоверяющих центрах. Однако действовать выданные там электронные подписи будут до конца года.

С 1 июля ФНС начнет бесплатно выдавать КЭП индивидуальным предпринимателям в удостоверяющем центре ведомства или доверенных удостоверяющих центрах. Однако список последних пока не обнародован.

В ФНС, в частности, заявили, что «выпускаемая удостоверяющим центром ФНС России электронная подпись будет применима для получения всех государственных и коммерческих услуг, а также подписания любых электронных документов».

Для получения КЭП в ФНС нужно заранее записаться в территориальное отделение налоговой службы. Предоставив паспорт и СНИЛС, пройти процедуру идентификации. Электронная подпись записывается на определенные носители, информацию об этом можно уточнить на сайте ведомства.

С 1 июля ИП, имеющие право на бесплатную КЭП, смогут подать заявление на выпуск подписи через «Личный кабинет налогоплательщика – физического лица».

Этап четвертый. Регистрируем кассу в ФНС и ОФД

Зарегистрировать ККТ можно в отделении налоговой, однако большинство ИП уже давно делают это через интернет. Для регистрации онлайн-кассы на сайте ФНС необходимо зайти в личный кабинет налогоплательщика и выбрать раздел «Учет контрольно-кассовой техники».

Далее нажать на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выбрать пункт «заполнить параметры заявления вручную».

Затем в открывшихся окнах поочередно указать адрес установки ККТ, наименование ККТ (произвольно), модель ККТ из предложенного списка и серийный номер (эти данные можно найти, в том числе, в паспорте кассы).

Далее отмечаем модель фискального накопителя и его 16-значный номер (он прописан на коробке или на самом устройстве). Указываем режим, в котором будет использоваться ККТ (если подходящего вам режима нет — ничего не указывайте), далее — выбирайте из предложенных оператора фискальных данных. Его ИНН подтянется автоматически. Останется подписать заявление вашей КЭП и отправить на рассмотрение.

После проверки, если все данные были указаны верно, в столбце «Состояние» появится подпись «Присвоен Регистрационный номер ККТ». Однако это еще не означает, что ваша касса полностью прошла всю процедуру.

Для окончательной регистрации нужно сформировать и распечатать на вашей кассе отчет о регистрации (фиксализации). Процедура должна быть описана в инструкции к вашему устройству. Для вывода отчета понадобится регистрационный номер ККТ.

После необходимо вернуться в личный кабинет налогоплательщика, нажать в столбце PHM на регистрационный номер. Откроется карточка ККТ и кнопка «завершить регистрацию», которую нужно отжать.

Следом появится окно, где вы вбиваете сведения из отчета о регистрации по ККТ, напечатанные при фискализации кассы. Нажимаете «Подписать и отправить». Регистрация кассы завершена.

Следующим этапом могло бы стать подключение к серверу ОФД, чтобы фискальные данные начали передаваться с кассы в налоговую. Но для того, чтобы сэкономить время и ресурсы предпринимателя, этот процесс сократили.

Сейчас весь вышеописанный процесс регистрации ККТ в ФНС и далее в ОФД – проходит в одном окне, через личный кабинет клиента «Платформы ОФД». Пошаговая инструкция с пояснениями доступна в нашей Базе знаний.

Весь процесс регистрации ККТ в ФНС и ОФД, согласно инструкции, занимает обычно 5 минут.