Кто может работать без кассы и ОФД?

22 мая 2023

Использование касс и ОФД обязательно практически для всех сфер бизнеса. О правилах применения ККТ, исправлении ошибок и неточностей, нюансах при работе с маркировкой, критериях для проверок налоговой – подробнее в нашей статье.

Кто может не применять ККТ?

В статье 2 закона № 54-ФЗ прописано, что работать без кассы могут:

• предприниматели, которые занимаются торговлей мороженым в киосках, розливом безалкогольных напитков, ремонтом и окраской обуви, изготовлением галантереи и т. д.;
• предприниматели, оказывающие услуги по уборке жилых помещений, приготовлению и доставке блюд на мероприятия и т. д.;
• граждане, которые являются плательщиками НПД;
• предприниматели, которые ведут деятельность в отдаленных и труднодоступных районах.

Как выбрать кассу и фискальный накопитель (ФН)? Что влияет на выбор?

При выборе кассы нужно учитывать два условия:

• наличие выбранной модели в реестре ФНС;
• возможность работы кассы с фискальным накопителем.

Если купить кассу, которой нет в реестре налоговой службы, то ее нельзя зарегистрировать, а соответственно и работать на ней будет запрещено. Для налоговой инспекции это равнозначно отсутствию кассы. Штраф за это – не меньше 30 тысяч рублей для юридических лиц.

При выборе ФН обращаем внимание на:

• Включение в реестр ФНС.
• Соответствие срока действия ФН сроку, разрешенному вашему виду деятельности, ФН выбираем исходя из ниши бизнеса.
• Сейчас фискальные накопители выпускаются с двумя сроками действия – 15 и 36 месяцев. Важно обращать внимание на информацию о сроках, которая указана в паспорте конкретного производителя ФН.

На выбор фискального накопителя влияют:

• система налогообложения;
• вид деятельности – продажа товаров или оказание услуг;
• наличие в ассортименте подакцизного и маркированного товара;
• наличие сезонности деятельности.

Важно! Хранить фискальный накопитель после окончания срока действия нужно в течение пяти лет.

После приобретения ККТ и ФН необходимо зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции.

Что важно учитывать при регистрации кассы:

• Работу с кассой можно начинать только после получения карточки регистрации. Обратите внимание! Уведомление о присвоении регистрационного номера не равно получению карточки регистрации.
• Соответствие информации об ОФД в налоговой и в самой кассе. Если происходит смена ОФД, то нужно перерегистрировать кассу.
• Правильность введения регистрационного номера ФН или ИНН в кассу. Если в этих данных совершить ошибку, то исправить ее уже нельзя – потребуется покупка нового ФН.
• Соответствие данных в кассе и в информации для налоговой инспекции.
• Соблюдение сроков передачи отчета о регистрации: после получения карточки регистрации отчет нужно отправить в течение одного дня.

Когда необходима перерегистрация кассы?

Перерегистрация онлайн-кассы необходима при:

• изменении адреса или места установки ККТ;
• смене ОФД;
• изменении сведений о применении ККТ в составе автоматического устройства для расчетов;
• изменении сведений об автоматическом устройстве для расчетов;
• замене ФН;
• переходе ККТ из работы в автономном режиме в режим передачи в налоговую инспекцию через ОФД и наоборот;
• изменении ФИО пользователя

Это основные причины, могут быть и другие.
С момента, когда какое-то из вышеперечисленных событий произошло, до подачи заявления на перерегистрацию должно пройти не более одного рабочего дня. Иначе последует штраф за нарушение правил регистрации кассы, причем санкции могут назначить в течение года с момента нарушения.

В каком случае налоговая может снять кассу в одностороннем порядке?

Налоговая может снять онлайн-кассу с учета в следующих случаях:

• ККТ не соответствует требованием законодательства – применяемого аппарата нет в реестре ФНС.
• Истечение срока действия ключа фискального признака в ФН – требуется заменить фискальный накопитель. Лучше следить за этим параметром и производить замену заблаговременно. Если использовать кассу с истекшим ФН, то это будет приравнено к отсутствию кассы.
• Внесение записи в ЕГРЮЛ/ЕГРИП о прекращении деятельности.

Маркировка и кассы

Если предприниматели торгуют маркированным товаром, им нужно использовать ФН, который поддерживает формат фискальных документов ФФД 1.2.
Напомним, что в 2023 году в силу вступили ряд изменений при работе с маркированным товаром. Введено обязательное применение тега 1162 «Код товара» в чеке (БСО):

• С 28 февраля 2023 года для интернет-магазинов, почтовых и курьерских служб, которые занимаются доставкой товаров конечному потребителю, в том числе в пункты выдачи и постаматы.
• С 20 апреля 2023 года для вендинговых автоматов, оснащенных автоматическим устройством для расчетов.

Также при маркировке шуб и меховых изделий с 1 марта 2023 года нужно указывать контрольно-идентификационный знак (КИЗ).

Чеки: почему важно следить за отсутствием ошибок в них?

Вот основные причины:

• Это позволит сохранить лояльность покупателей, так как каждый клиент сможет проверить корректность фискального документа на сайте налоговой службы.
• Не будет расхождения данных с информацией налоговой инспекции и значит отчетность будет составлена верно, а налоги правильно рассчитаны.
• Это повысит доверительные отношения между вами и партнерами по ПО касс, которые вас обслуживают. Они смогут быстрее помогать в решении ваших проблем с ККТ.

Какие ошибки могут встречаться в чеках?

Перечислим некоторые из них:

• Отсутствие НДС.
• Информация о поставщике (наименование, ИНН).
• Система налогообложения в чеке.
• Наименование предмета расчета.
• Незадекларированные теги по НДС в предмете расчета.
• Адрес и место расчетов в чеке.
• Количество предмета расчета.
• Комбинация РН-ФН отсутствует в ФНС.
• Версия ККТ или ФФД.
• Информация о покупателе (наименование, ИНН).
• Неверная сумма товаров по чеку.
• Чек коррекции: номер предписания.

За корректностью чеков важно следить и вовремя исправлять те чеки, которые изначально получили статусы «Прием в карантин», «Принят с предупреждением» или «Отказ в приеме». Эти статусы присваиваются чекам в налоговой при прохождении форматно-логического контроля и отображаются в ЛК ОФД.

При получении чеком вышеперечисленных статусов, нужно выяснить причину ошибки и исправить ее: если вы своевременно исправите ошибку и направите уведомление об исправлении до обнаружения неточности налоговой инспекцией, то штрафов не будет.
Напомним, что в 2023 году мораторий на проверки ФНС продлен, однако дистанционный контроль со стороны налоговой службы никто не отменял. При выявлении нарушений инспектор может провести контрольную закупку и привлечь к ответственности. Поэтому важно контролировать соблюдение правил кассовой дисциплины. Для этих целей и работает функционал личного кабинета «Платформы ОФД».