Использование касс и ОФД обязательно практически для всех сфер бизнеса. О правилах применения ККТ, исправлении ошибок и неточностей, нюансах при работе с маркировкой, критериях для проверок налоговой – подробнее в нашей статье.
Кто может не применять ККТ?
В статье 2 закона № 54-ФЗ прописано, что работать без кассы могут:
- предприниматели, которые занимаются торговлей мороженым в киосках, розливом безалкогольных напитков, ремонтом и окраской обуви, изготовлением галантереи и т. д.;
- предприниматели, оказывающие услуги по уборке жилых помещений, приготовлению и доставке блюд на мероприятия и т. д.;
- граждане, которые являются плательщиками НПД;
- предприниматели, которые ведут деятельность в отдаленных и труднодоступных районах.
Как выбрать кассу и фискальный накопитель (ФН)? Что влияет на выбор?
При выборе кассы нужно учитывать два условия:
- наличие выбранной модели в реестре ФНС;
- возможность работы кассы с фискальным накопителем.
Если купить кассу, которой нет в реестре налоговой службы, то ее нельзя зарегистрировать, а соответственно и работать на ней будет запрещено. Для налоговой инспекции это равнозначно отсутствию кассы. Штраф за это – не меньше 30 тысяч рублей для юридических лиц.
При выборе ФН обращаем внимание на:
- Включение в реестр ФНС.
- Соответствие срока действия ФН сроку, разрешенному вашему виду деятельности, ФН выбираем исходя из ниши бизнеса.
- Сейчас фискальные накопители выпускаются с двумя сроками действия – 15 и 36 месяцев. Важно обращать внимание на информацию о сроках, которая указана в паспорте конкретного производителя ФН.
На выбор фискального накопителя влияют:
- система налогообложения;
- вид деятельности – продажа товаров или оказание услуг;
- наличие в ассортименте подакцизного и маркированного товара;
- наличие сезонности деятельности.
Важно! Хранить фискальный накопитель после окончания срока действия нужно в течение пяти лет.
После приобретения ККТ и ФН необходимо зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции.
Что важно учитывать при регистрации кассы:
- Работу с кассой можно начинать только после получения карточки регистрации. Обратите внимание! Уведомление о присвоении регистрационного номера не равно получению карточки регистрации.
- Соответствие информации об ОФД в налоговой и в самой кассе. Если происходит смена ОФД, то нужно перерегистрировать кассу.
- Правильность введения регистрационного номера ФН или ИНН в кассу. Если в этих данных совершить ошибку, то исправить ее уже нельзя – потребуется покупка нового ФН.
- Соответствие данных в кассе и в информации для налоговой инспекции.
- Соблюдение сроков передачи отчета о регистрации: после получения карточки регистрации отчет нужно отправить в течение одного дня.
Когда необходима перерегистрация кассы?
Перерегистрация онлайн-кассы необходима при:
- изменении адреса или места установки ККТ;
- смене ОФД;
- изменении сведений о применении ККТ в составе автоматического устройства для расчетов;
- изменении сведений об автоматическом устройстве для расчетов;
- замене ФН;
- переходе ККТ из работы в автономном режиме в режим передачи в налоговую инспекцию через ОФД и наоборот;
- изменении ФИО пользователя
Это основные причины, могут быть и другие.
С момента, когда какое-то из вышеперечисленных событий произошло, до подачи заявления на перерегистрацию должно пройти не более одного рабочего дня. Иначе последует штраф за нарушение правил регистрации кассы, причем санкции могут назначить в течение года с момента нарушения.
В каком случае налоговая может снять кассу в одностороннем порядке?
Налоговая может снять онлайн-кассу с учета в следующих случаях:
- ККТ не соответствует требованием законодательства – применяемого аппарата нет в реестре ФНС.
- Истечение срока действия ключа фискального признака в ФН – требуется заменить фискальный накопитель. Лучше следить за этим параметром и производить замену заблаговременно. Если использовать кассу с истекшим ФН, то это будет приравнено к отсутствию кассы.
- Внесение записи в ЕГРЮЛ/ЕГРИП о прекращении деятельности.
Маркировка и кассы
Если предприниматели торгуют маркированным товаром, им нужно использовать ФН, который поддерживает формат фискальных документов ФФД 1.2.
Напомним, что в 2023 году в силу вступили ряд изменений при работе с маркированным товаром. Введено обязательное применение тега 1162 «Код товара» в чеке (БСО):
- С 28 февраля 2023 года для интернет-магазинов, почтовых и курьерских служб, которые занимаются доставкой товаров конечному потребителю, в том числе в пункты выдачи и постаматы.
- С 20 апреля 2023 года для вендинговых автоматов, оснащенных автоматическим устройством для расчетов.
Также при маркировке шуб и меховых изделий с 1 марта 2023 года нужно указывать контрольно-идентификационный знак (КИЗ).
Чеки: почему важно следить за отсутствием ошибок в них?
Вот основные причины:
- Это позволит сохранить лояльность покупателей, так как каждый клиент сможет проверить корректность фискального документа на сайте налоговой службы.
- Не будет расхождения данных с информацией налоговой инспекции и значит отчетность будет составлена верно, а налоги правильно рассчитаны.
- Это повысит доверительные отношения между вами и партнерами по ПО касс, которые вас обслуживают. Они смогут быстрее помогать в решении ваших проблем с ККТ.
Какие ошибки могут встречаться в чеках?
Перечислим некоторые из них:
- Отсутствие НДС.
- Информация о поставщике (наименование, ИНН).
- Система налогообложения в чеке.
- Наименование предмета расчета.
- Незадекларированные теги по НДС в предмете расчета.
- Адрес и место расчетов в чеке.
- Количество предмета расчета.
- Комбинация РН-ФН отсутствует в ФНС.
- Версия ККТ или ФФД.
- Информация о покупателе (наименование, ИНН).
- Неверная сумма товаров по чеку.
- Чек коррекции: номер предписания.
За корректностью чеков важно следить и вовремя исправлять те чеки, которые изначально получили статусы «Прием в карантин», «Принят с предупреждением» или «Отказ в приеме». Эти статусы присваиваются чекам в налоговой при прохождении форматно-логического контроля и отображаются в ЛК ОФД.
При получении чеком вышеперечисленных статусов, нужно выяснить причину ошибки и исправить ее: если вы своевременно исправите ошибку и направите уведомление об исправлении до обнаружения неточности налоговой инспекцией, то штрафов не будет.
Напомним, что в 2023 году мораторий на проверки ФНС продлен, однако дистанционный контроль со стороны налоговой службы никто не отменял. При выявлении нарушений инспектор может провести контрольную закупку и привлечь к ответственности. Поэтому важно контролировать соблюдение правил кассовой дисциплины. Для этих целей и работает функционал личного кабинета «Платформы ОФД».