Как работать с кассой во время ее регистрации (перерегистрации) и избежать штрафов

Если вы меняете данные карточки регистрации ККТ (например, адрес установки, ОФД, фискальный накопитель и др.) — нужно перерегистрировать кассу. Купили новый кассовый аппарат – его необходимо зарегистрировать.

При этом магазины обычно торопятся поскорее начать или продолжить работу, порой не задумываясь о последствиях такой спешки. До того, как регистрационные действия будут завершены, можно совершить ошибки, которые грозят немалыми штрафами. Разберемся, как их избежать.

Во-первых, сразу подчеркнем — до того как вы зарегистрируете новую кассу в ФНС или завершите перерегистрацию ККТ, использование онлайн-кассы не допускается.

Чтобы проверить, что ничего не нарушили и соблюдаете закон № 54-ФЗ:

• Проверьте дату регистрации и получения карточки ККТ.
• Проверьте в личном кабинете оператора ОФД наличие чеков, пробитых до данной даты.

Если чеков нет, то все в порядке, если чеки были пробиты, вам необходимо предпринять ряд действий, которые помогут избежать штрафа (обнаружить нарушение налоговая служба может в любой момент, а если вам официально сообщат о нем, то избежать санкций не удастся).

Штрафы

Для начала разберемся, почему формирование фискальных документов в этот период (за исключением двух — “Отчета о регистрации” и “Отчета об изменении параметров регистрации”), это нарушение.

Согласно пункта 4 статьи 4.1 закона № 54-ФЗ ФНС вправе устанавливать порядок формирования и заполнения фискальных документов.

Приказ ФНС России № ЕД-7-20/662@ от 14.09.2020 г. запрещает формировать фискальные документы до того, как была завершена процедура регистрации (перерегистрации) и получена карточка ККТ (примечание 9 к таблице № 15).

Если нарушить это правило и начать пробивать чеки, то такие действия квалифицируются как неприменение ККТ (ведь на момент печати чека, касса еще не была зарегистрирована, а значит это все равно, что печатать чек на обычном принтере). В таком случае вам грозит административный штраф.

• На организацию от ¾ до одного размера суммы по чеку, минимум — 30 тысяч рублей. Если найдут повторное нарушение, а сумма таких чеков составит более 1 млн рублей, то вам будет грозить уже приостановление деятельности до 90 дней.
• Должностное лицо получит штраф в сумме от ¼ до ½ суммы чека, минимум — 10 тысяч рублей. За повторное нарушение, если совокупная сумма чеков составит 1 и более млн рублей — дисквалификация от 1 до 2 лет.

Если речь о руководителе, то это повлечет еще более серьезные последствия — дисквалифицированный директор не может управлять организацией, его нужно будет уволить, назначить нового, внести изменения в ЕГРЮЛ, заменить электронные подписи и пройти другие положенные процедуры.

Мы подготовили подробную инструкцию, чтобы вы все сделали правильно и смогли предотвратить санкции со стороны ФНС.

Чек-лист действий для предотвращения штрафа за неприменение ККТ

Чтобы избежать ответственности за нарушения при формировании фискальных документов по статье 14.5 КоАП нужно:

1. Исполнить обязанность по регистрации/перерегистрации кассы, за неисполнение которой могут привлечь к ответственности.
2. Направить в ФНС чек коррекции.
3. Добровольно заявить (письменно) о факте нарушения (отправка чека коррекции уже признается таким заявлением, но иногда нужно отправить документ отдельно — читайте далее, все объясним).
4. Убедиться, что на момент отправки заявления или чека коррекции ФНС еще не располагала сведениями о нарушении.

Сначала вам необходимо выявить все чеки, которые пробиты с нарушением, т.е. до получения карточки ККТ.

Затем проверьте — приняты ли отправленные чеки ФНС (это можно также сделать через личный кабинет ОФД)? Далее ваши действия будут зависеть от ответа на этот вопрос.

● Если чеки НЕ приняты ФНС, признаны на стороне налоговой невалидными (т.е. не учтены в базе), — в этом случае сформируйте чеки коррекции (отдельно на каждую операцию).

При этом в чеке нужно обеспечить наличие подробной информации о расчете: например, нужно указать реквизиты ранее сформированного (до регистрации / перерегистрации кассы) чека, сумму, дату операции и т.д.

Если корректировка происходит общей суммой, при использовании фискальных документов версий 1.05 и ниже, то необходимо дополнительно (кроме чеков коррекции) отправить в ФНС сведения и документы, которые позволят идентифицировать каждый расчет в отдельности.

● Если чеки учтены в базе ФНС, признаны налоговым органом, то чеки коррекции формировать не нужно. Но рекомендуется направить заявление, в котором нужно отразить факт нарушения, список расчетов и их идентифицирующих признаков (суммы, даты, номера чеков и т.п.), сославшись на действия, совершенные пользователем кассы для устранения нарушения — запрос данных о чеках (доказательством могут служить распечатки из вашего личного кабинета ОФД).

Зачем отправлять заявление, ведь, казалось бы, нарушения удалось избежать — все чеки приняты? Дело в том, что налоговая все равно может предъявить штрафные санкции за нарушение закона № 54-ФЗ. Зато при наличии такого заявления вы можете оспорить полученные штрафы в суде.

Скачайте подробную памятку во избежание штрафов тут.

Отправляйте отчетность, получайте уведомления и требования от ФНС, чтобы не пропустить важный запрос, ведите переписку с госорганами прямо в интерфейсе сервиса, отслеживайте статус отправленных документов онлайн в Платформе Госотчёт.