ЭПД — уже обязанность: ключевые даты и чек-лист по внедрению в 2026-м году

28 января 2026

В 2026 году в России продолжается обязательный переход на электронные перевозочные документы, который завершится в сентябре. Это коснется всех участников грузоперевозок: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей.

Федеральный закон № 140-ФЗ, вступивший в силу летом 2024 года, вносит изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности и устанавливает чёткие сроки цифровизации документооборота.

Кто и когда обязан перейти на ЭПД?

Все участники перевозок — с 1 сентября 2026 года

С этой даты в электронной форме должны оформляться электронные перевозочные документы:

• Транспортные накладные
• Заказы или заявки на перевозку
• Экспедиторские документы
• Железнодорожные накладные
• Грузовые накладные при авиаперевозках

Бумажная форма будет разрешена только в исключительных случаях, которые Минтранс определит отдельно. Такие случаи будут редкими и составят незначительную долю от общего объема перевозок.

Экспедиторы: требования с 1 марта 2026 года

К этому времени все компании и ИП, оказывающие экспедиционные услуги, обязаны:

• Обеспечивать соблюдение требований при перевозке товаров, оборот которых ограничен (например, лекарства, алкоголь, ГСМ).
• Хранить договоры транспортной экспедиции не менее 3 лет после завершения исполнения.
• Предоставлять информацию о грузах и договорах по запросу правоохранительных органов.
• Подать уведомление о своей деятельности в единый реестр транспортных экспедиторов (ГосЛог), который будет вестись в электронном виде.
• Не иметь повторных нарушений закона № 87-ФЗ в течение года.

За отсутствие в реестре предусмотрены штрафы:

• для ИП — от 3 до 5 тыс. руб.,
• для юрлиц — от 100 до 300 тыс. руб.

Действующие экспедиторы должны подать такое уведомление до 1 мая 2026 года.

Что делать уже сейчас?

Перестройте внутренние процессы — время до старта обязательности есть, и внедрение пройдет спокойно, без сбоев, если начать сейчас. 

Алгоритм действий состоит из 8 шагов:

1. Проведите аудит текущих процессов

Определите:

• Кто участвует в оформлении документов (логисты, бухгалтеры, водители и др.),
• Какие виды транспортных документов вы используете,
• Где чаще всего возникают ошибки или задержки,
• Как выглядит текущая цепочка согласования и хранения.

2. Подключитесь к аккредитованному оператору ИС ЭПД

Без участия оператора, включённого в официальный перечень ФНС, обмениваться ЭПД невозможно. «Платформа ЭПД» является аккредитованным оператором ИС ЭПД. Сервис соответствует требованиям Минтранса и потребностям всех участников перевозок.

3. Выберите способ интеграции

«Платформа ЭПД» предлагает разные варианты подключения:

• через веб-интерфейс,
• API-интеграцию с 1С, TMS, WMS,

4. Оформите электронные подписи и доверенности

Руководителям, бухгалтерам и логистам потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Для подписания документов от имени организации понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) — её можно получить на сайте ФНС или через специализированные сервисы, например, Платформа МЧД.

Водителям и кладовщикам достаточно простой электронной подписи (ПЭП).

5. Обеспечьте водителей техникой

Для работы с ЭПД на погрузке/выгрузке водителю понадобится смартфон или планшет с интернетом.
Например, «Платформа ЭПД» имеет специальное мобильное приложение. Его можно найти в App Store, Google Play и RuStore.
В нём можно:

• Продемонстрировать QR-код сотрудникам ГИБДД. Даже при отсутствии интернета
• Посмотреть всю информацию по перевозке начиная от адреса погрузки, заканчивая участниками перевозки
• Отслеживать процесс подписания титулов обмена ЭТрН

6. Согласуйте переход с контрагентами

ЭПД работает только тогда, когда все участники цепочки — отправитель, перевозчик, получатель — используют электронный формат.

Заранее:

• уведомите партнёров о переходе,
• при необходимости внесите изменения в договоры,
• согласуйте форматы и порядок обмена.

7. Разработайте внутренние регламенты

Создайте:

• инструкции по оформлению ЭПД,
• чек-листы для сотрудников,
• шаблоны ответов на типовые вопросы.

Это снизит количество ошибок и ускорит адаптацию команды.

8. Обучите персонал

Проведите:

• внутренние обучения, тренинги,
• демонстрации в работе,
• разбор типичных ситуаций.

“Платформа ЭПД” регулярно проводит бесплатные вебинары и обучающие курсы — подключайтесь, чтобы сэкономить время на обучение.

Запустите пилотное внедрение

Не пытайтесь перевести всю логистику на ЭПД сразу.
Выберите:

• один маршрут,
• одну категорию грузов,
• одного контрагента — и протестируйте процесс «в бою».

Пока штрафы за отсутствие ЭПД не введены, у вас есть время найти слабые места, устранить ошибки и отладить процессы перед обязательным переходом в сентябре 2026 года.

Зачем начинать подготовку заранее?

Переход на ЭПД — не просто замена бумаги. Это изменение всей логистической и бухгалтерской цепочки: от оформления заявки до архивного хранения. Компании, которые начнут адаптацию сегодня, избегут:

• сбоев в документообороте,
• штрафов за несвоевременный переход,
• проблем с контрагентами и проверяющими органами.

Досрочный переход на ЭПД позволяет не только выполнить будущие регуляторные требования, но и получить существенное конкурентное преимущество через оптимизацию ключевых бизнес-процессов в транспортной логистике. В этом поможет «Платформа ЭПД», которая предоставляет пользователям бесплатный тест-драйв на 90 дней, имеет мобильное приложение и возможность доработки продукта, исходя из индивидуальных запросов клиента.

Дедлайн для перестройки процессов все ближе, используйте оставшееся время с умом. Воспользуйтесь возможностью бесплатного тест-драйва.