В 2026 году в России продолжается обязательный переход на электронные перевозочные документы, который завершится в сентябре. Это коснется всех участников грузоперевозок: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей.
Федеральный закон № 140-ФЗ, вступивший в силу летом 2024 года, вносит изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности и устанавливает чёткие сроки цифровизации документооборота.
Кто и когда обязан перейти на ЭПД?
Все участники перевозок — с 1 сентября 2026 года
С этой даты в электронной форме должны оформляться электронные перевозочные документы:
- Транспортные накладные
- Заказы или заявки на перевозку
- Экспедиторские документы
- Железнодорожные накладные
- Грузовые накладные при авиаперевозках
Бумажная форма будет разрешена только в исключительных случаях, которые Минтранс определит отдельно. Такие случаи будут редкими и составят незначительную долю от общего объема перевозок.
Экспедиторы: требования с 1 марта 2026 года
К этому времени все компании и ИП, оказывающие экспедиционные услуги, обязаны:
- Обеспечивать соблюдение требований при перевозке товаров, оборот которых ограничен (например, лекарства, алкоголь, ГСМ).
- Хранить договоры транспортной экспедиции не менее 3 лет после завершения исполнения.
- Предоставлять информацию о грузах и договорах по запросу правоохранительных органов.
- Подать уведомление о своей деятельности в единый реестр транспортных экспедиторов (ГосЛог), который будет вестись в электронном виде.
- Не иметь повторных нарушений закона № 87-ФЗ в течение года.
За отсутствие в реестре предусмотрены штрафы:
- для ИП — от 3 до 5 тыс. руб.,
- для юрлиц — от 100 до 300 тыс. руб.
Действующие экспедиторы должны подать такое уведомление до 1 мая 2026 года.
Что делать уже сейчас?
Перестройте внутренние процессы — время до старта обязательности есть, и внедрение пройдет спокойно, без сбоев, если начать сейчас.
Алгоритм действий состоит из 8 шагов:
- Проведите аудит текущих процессов
Определите:
- Кто участвует в оформлении документов (логисты, бухгалтеры, водители и др.),
- Какие виды транспортных документов вы используете,
- Где чаще всего возникают ошибки или задержки,
- Как выглядит текущая цепочка согласования и хранения.
- Подключитесь к аккредитованному оператору ИС ЭПД
Без участия оператора, включённого в официальный перечень ФНС, обмениваться ЭПД невозможно. «Платформа ЭПД» является аккредитованным оператором ИС ЭПД. Сервис соответствует требованиям Минтранса и потребностям всех участников перевозок.
- Выберите способ интеграции
«Платформа ЭПД» предлагает разные варианты подключения:
- через веб-интерфейс,
- API-интеграцию с 1С, TMS, WMS,
- Оформите электронные подписи и доверенности
Руководителям, бухгалтерам и логистам потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Для подписания документов от имени организации понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) — её можно получить на сайте ФНС или через специализированные сервисы, например, Платформа МЧД.
Водителям и кладовщикам достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
- Обеспечьте водителей техникой
Для работы с ЭПД на погрузке/выгрузке водителю понадобится смартфон или планшет с интернетом.
Например, «Платформа ЭПД» имеет специальное мобильное приложение. Его можно найти в App Store, Google Play и RuStore.
В нём можно:
- Продемонстрировать QR-код сотрудникам ГИБДД. Даже при отсутствии интернета
- Посмотреть всю информацию по перевозке начиная от адреса погрузки, заканчивая участниками перевозки
- Отслеживать процесс подписания титулов обмена ЭТрН
- Согласуйте переход с контрагентами
ЭПД работает только тогда, когда все участники цепочки — отправитель, перевозчик, получатель — используют электронный формат.
Заранее:
- уведомите партнёров о переходе,
- при необходимости внесите изменения в договоры,
- согласуйте форматы и порядок обмена.
- Разработайте внутренние регламенты
Создайте:
- инструкции по оформлению ЭПД,
- чек-листы для сотрудников,
- шаблоны ответов на типовые вопросы.
Это снизит количество ошибок и ускорит адаптацию команды.
- Обучите персонал
Проведите:
- внутренние обучения, тренинги,
- демонстрации в работе,
- разбор типичных ситуаций.
“Платформа ЭПД” регулярно проводит бесплатные вебинары и обучающие курсы — подключайтесь, чтобы сэкономить время на обучение.
Запустите пилотное внедрение
Не пытайтесь перевести всю логистику на ЭПД сразу.
Выберите:
- один маршрут,
- одну категорию грузов,
- одного контрагента — и протестируйте процесс «в бою».
Пока штрафы за отсутствие ЭПД не введены, у вас есть время найти слабые места, устранить ошибки и отладить процессы перед обязательным переходом в сентябре 2026 года.
Зачем начинать подготовку заранее?
Переход на ЭПД — не просто замена бумаги. Это изменение всей логистической и бухгалтерской цепочки: от оформления заявки до архивного хранения. Компании, которые начнут адаптацию сегодня, избегут:
- сбоев в документообороте,
- штрафов за несвоевременный переход,
- проблем с контрагентами и проверяющими органами.
Досрочный переход на ЭПД позволяет не только выполнить будущие регуляторные требования, но и получить существенное конкурентное преимущество через оптимизацию ключевых бизнес-процессов в транспортной логистике. В этом поможет «Платформа ЭПД», которая предоставляет пользователям бесплатный тест-драйв на 90 дней, имеет мобильное приложение и возможность доработки продукта, исходя из индивидуальных запросов клиента.
Дедлайн для перестройки процессов все ближе, используйте оставшееся время с умом. Воспользуйтесь возможностью бесплатного тест-драйва.