ОФД — что это? Руководство для пользователя

Ежемесячно в розничной торговле и сфере услуг выдается более 6 млрд кассовых чеков. Почти все из них передаются с ККТ в ФНС через операторов фискальных данных – ОФД. Это базовая задача операторов, но чем еще полезны и какие сервисы бизнесу они представляют, разберем в обзоре.

Что такое ОФД

Оператор фискальных данных — это организация, которая оказывает услуги по обработке, хранению, передаче и защите фискальных данных. Такие данные и документы — необходимая часть системы фискального учета и контроля за расчетами в торговых и сервисных организациях.
Согласно ежегодному рейтингу ОФД, который проводит агентство CNews Analytics, крупнейшим оператором фискальных данных, как по числу подключенных касс, так и по количеству и качеству дополнительных сервисов, является компания «Платформа ОФД». Она занимает почти треть российского рынка.

Как работает ОФД

ОФД служит связующим звеном — между предпринимателем, государством и покупателем. Он обрабатывает и контролирует каждый чек с кассы — отправлен или не отправлен в ФНС, по какой причине; сигнализирует о состоянии контрольно-кассовой техники, не закончился ли срок службы ФН и т.д. Одновременно, обеспечивает отправку чеков покупателю в электронном виде, например, SMS-сообщением, в мессенджеры или по электронной почте. Кроме того, в связке с базовой функцией по передаче чеков, предоставляет другие сервисы для сферы торговли и услуг по работе с бухгалтерией, документами, по автоматизации бизнес-процессов.
Для покупателей тоже есть плюсы — через ОФД можно проверить кассовый чек. Для этого надо перейти на сайт оператора, указанный в чеке, и проверить документ по реквизитам чека. Более того, можно воспользоваться бонусами и подарками в чеках, участвовать в программах лояльности.

Как использовать инструменты ОФД

Компания-ОФД обеспечивает бизнесу работу с электронными документами, маркировкой товаров, позволяет сдавать электронную отчетность и предоставляет другие сервисы.

Маркировка товаров

ОФД упрощает и автоматизирует работу с товарами, которые подлежат обязательной маркировке. При продаже информация о реализованном товаре с маркировкой автоматически будет уходить в систему Честный ЗНАК, а магазин будет видеть их статусы, ошибки, получать аналитику по маркированным товарам.

Электронный документооборот

ЭДО активно внедряется в большинство процессов предпринимателя. Работа с маркировкой невозможна без ЭДО. С его помощью продавец и покупатель обмениваются документами, которые содержат сведения о маркированных товарах.
Подключиться к ЭДО понадобится и для работы с прослеживаемыми товарами. Под прослеживаемость попадают товары, которые ввезли из-за границы, даже если это ближайшие к России страны, такие как Белоруссия.
Компании подключают ЭДО, в том числе и для собственного удобства. ЭДО позволяет наладить безопасный документооборот и ускорить все бизнес- процессы. Документы подписываются в один клик и не теряются при доставке.
Современные операторы фискальных данных учитывают особенности торговли, предлагают в составе тарифов или в качестве отдельной услуги — подключение к ЭДО.

Передача отчетов в госорганы

Сервисы ОФД стали настолько универсальными, что с их помощью можно сдавать электронные отчеты — в налоговую и другие контролирующие органы. Все в онлайне — из офиса, из дома, даже сидя за прилавком своего магазина.

Как начать работу с ОФД

Перед заключением договора с оператором ОФД, не лишним будет узнать:

• Какие услуги предлагает оператор — только передачу данных или и другие сервисы, например, аналитику о продажах, подключение к электронному документообороту, сдачу электронной отчетности, работу с системой маркировки.
• Насколько удобен личный кабинет и какие возможности предоставляет. Например, очень полезными будут инструменты по анализу продаж на торговых точках. Незаменимы мониторинг работы касс и фискальных накопителей, отражение ошибок в чеках, возможности выгрузки и сверки данных от ОФД с внутренними системами магазина.
• Поддержка 24/7. Бизнесу важно, чтобы касса, ОФД и смежные сервисы работали стабильно, без сбоев. Для оперативного решения возникающих проблем нужно, чтобы вам быстро и профессионально помог специалист. Наличие мобильного приложения с чатом техподдержки — несомненный плюс.

«Платформа ОФД» предоставляет все необходимые опции в личном кабинете клиента. А в мобильным приложении есть все необходимое для руководителя и бухгалтера — информация о продажах, возвратах, аналитика.

Удобно, когда все в едином окне — ОФД, ЭДО, электронная отчетность, маркировка, бизнес-аналитика и сопутствующий сервис. Приобрести и настроить оборудование, подключиться к различным решениям ОФД, можно во всех регионах России у партнеров «Платформы ОФД» — в центрах технического обслуживания бизнеса и сервисных центрах по работе с кассовой техникой.

Что нового делают ОФД для своих клиентов

На базе ОФД развивается все больше аналитических сервисов и решений, действующих в партнерстве с другими игроками рынка данных. Например, есть аналитический проект Чек Индекс, который работает в сотрудничестве с профильными компаниями-экспертами.
Происходит более плотное взаимодействие операторов с ЦРПТ и системой маркировки, вовлечение в решение масштабных задач от ФНС в части трансформации и обеспечения прозрачности экономики. ОФД ждет большой объем работы с функционалом в рамках развития маркировки товаров, системы прослеживаемости, машиночитаемых доверенностей.
Платформа для цифровизации вашего бизнеса

Алексей Баров, генеральный директор компании «Платформа ОФД»:

Оператор фискальных данных с каждым годом укрепляется как платформа, обеспечивающая быстрый переход бизнеса к цифровизации и вместе с тем, соблюдение закона.

ОФД, прежде всего, обеспечивает эффективность работы торговых точек. Помогает предпринимателю в принятии управленческих решений, например при формировании товарной матрицы. Маркетингу – дает объективную статистику о продажах, результатах рекламных активностей.

Продукты для финансовых организаций на базе AI и Big data от ОФД сегодня встроены в кредитные процессы банков. Онлайн-информация позволяет финансовым институтам оперативно реагировать на вызовы и сложности, когда решение нужно принимать за минуту, а также четче работать с клиентской базой.

Пример качественного использования данных ОФД с минимумом инвестиций – партнерство между торговыми центрами и арендаторами, которые вместе работают над ростом выручки, трафика и отдачи от маркетинга, обмениваясь по обоюдному согласию данными об оборотах через ОФД. Например, при посредничестве «Платформы ОФД» такую схему уже реализовали более сотни ТЦ в разных регионах страны.

Сегодня важнейшая задача оператора – помочь бизнесу четко соблюдать закон. Для этого в личном кабинете ОФД развивается сервис по мониторингу работы касс, фискальных накопителей, по предупреждению об ошибках в чеках, недочетах по кодам маркировки. К примеру, в ЛК ОФД можно не только узнать срок окончания ФН, но и купить его. Бухгалтер может оперативно увидеть и исправить фискальные документы, избежав штрафов от регуляторов.

Во всех российских регионах работают партнеры «Платформы ОФД», сервисные центры и ЦТО, благодаря которым ретейл получает необходимую консультацию, а также настройку и обслуживание кассовой инфраструктуры.