МЧД в ЕГАИС: главное и как подготовиться

25 августа 2023

С сентября 2023 использование МЧД станет обязательным. Сотрудники компаний смогут подписывать документы сертификатом электронной подписи физлица и прикладывать МЧД (машиночитаемую доверенность).

Рассказываем, какие процессы в связи с переходом на МЧД затронут участников оборота алкогольной продукции.

Что такое МЧД?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML. У МЧД есть еще одно название, часто используется в разговорной речи — «электронная доверенность». У машиночитаемой доверенности есть специальный формат и есть требования к содержанию.

МЧД наделяет полномочиями доверенных лиц, которые действуют от имени индивидуального предпринимателя или директора организации. Таким доверенным лицом может стать бухгалтер, наёмный работник или физическое лицо, не имеющее отношение к ИП или ЮЛ.
Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.
Сведения об МЧД хранятся в Едином реестре машиночитаемых доверенностей. Через данный реестр можно проверить полномочия сотрудника или доверенного лица, получив сведения документа.

В случае, если, например, работник уволился – МЧД нужно будет аннулировать.

Что такое ЕГАИС?

ЕГАИС — это единая государственная автоматизированная информационная система, которая контролирует оборот спиртосодержащей продукции в России. Все, кто работает с крепким алкоголем, пивом, сидром, медовухой или пуаре, обязаны отчитываться в систему. ЕГАИС контролирует не только производство и продажу, но еще и остатки алкогольной продукции в местах розничных продаж и на складах.

Когда нужна МЧД для работы с ЕГАИС?

С осени 2023 года машиночитаемые доверенности совместно с ЭЦП станут обязательными, без МЧД сотрудник не сможет подписать документы от лица компании.
Уже сейчас машиночитаемые доверенности принимают налоговая инспекция и Социальный фонд. В планах расширить ее использование.

Кому из участников алкогольного рынка требуется сертификат КЭП для работы с ЕГАИС?

• производителям спиртосодержащих напитков;
• поставщикам;
• объектам общественного питания;
• розничным продавцам.

На каких этапах нужно будет применять электронную подпись?

При авторизации нового пользователя в личном кабинете системы ЕГАИС (для формирования ключа RSA и установки УТМ — универсального транспортного модуля, который передает данные в систему).
При последующей работе.

УТМ обращается к КЭП всякий раз при отправке или получении файлов из системы. В частности, электронный документооборот в ЕГАИС происходит, когда:

• производитель алкоголя вносит данные о производстве и оптовой отгрузке продукции,
• поставщик получает товар и оформляет поставку своим покупателям,
• рестораны и розничные магазины — принимают алкоголь у поставщика и реализовывают его конечному потребителю.

Итак, уже с сентября с ЕГАИС работникам организации можно будет продолжить работу только при наличии:

• сертификата электронной подписи физического лица,
• машиночитаемой доверенности, оформленной от компании.

В отсутствие указанных документов система просто перестанет обслуживать пользователя (касается работников за исключением гендиректора, руководитель компании сможет работать без МЧД). Бухгалтер, например, не сможет подать налоговую и другую отчётность.
Поэтому лучше подготовиться заранее, оформив электронную доверенность и электронные подписи физлиц для уполномоченных сотрудников.

Что важно знать?

Формирование, отзыв и получение сведений о МЧД для работы с ЕГАИС, будут происходить посредством специального сервиса ФНС, операторов ЭДО или аккредитованных УЦ. Выполнение этих действий через информационные ресурсы Росалкогольрегулирования невозможно.
Формат доверенности такой же, как размещен на Едином портале государственных и муниципальных услуг. Этот образец является универсальным для всех систем.

Для определения полномочий работника следует пользоваться общим классификатором, созданным Минцифрой в соответствии с приказом №856.
Классификатор доступен на портале ЕСНСИ, однако сейчас он включает только идентификаторы для электронного документооборота с ФНС, Федеральным казначейством, ЦБ и Минстроем. В ближайшее время добавят полномочия по направлению документов в ФС РАР.

На сайте Росалкогольрегулирования появится специальный подраздел «МЧД», он будет содержать актуальные новости и поможет участникам алкогольного рынка быстрее адаптироваться к новым правилам.

Сейчас в системе ЕГАИС подготовка идет полным ходом, чтобы уже в сентябре были реализованы возможности применения в системе электронных подписей физических лиц совместно с машиночитаемыми доверенностями (МЧД).

Оборот алкогольной продукции в обход ЕГАИС (в т.ч. дальнейшая реализация товара при неактуальной КЭП и без машиночитаемой доверенности) грозит бизнесу крупными штрафами, конфискацией, лишением лицензии на продажу алкоголя, приостановкой деятельности и даже лишением свободы руководителя, если нарушения будут многократными.