Поэкземплярный учет — формат работы с УПД при движении маркированного товара. В отличие от объемно-сортового учета, при передаче товара по цепочке от производителя к конечному потребителю, промежуточные звенья должны обмениваться УПД с указанными Data Matrix кодами каждой единицы товара. В объемно-сортовом учете, у УПД достаточно указать код передаваемой партии товаров. Все операции фиксируются в «Честном ЗНАКе» через оператора ЭДО.
При переходе на поэкземплярный учет (ПЭУ) электронный документооборот (ЭДО) становится обязательным инструментом для всех участников оборота маркированных товаров. Вот как организовать этот процесс эффективно.
Основные принципы поэкземплярного учета в ЭДО:
- Каждая отгрузка сопровождается УПД с полным перечнем кодов Data Matrix
- При приемке необходимо сверять коды на товарах с указанными в документах
- Все операции фиксируются в системе «Честный ЗНАК» через оператора ЭДО
Подготовка к работе в ЭДО при ПЭУ:
1. Техническая подготовка
- Выбор оператора ЭДО: Необходим сервис, интегрированный с системой маркировки (например, Платформа ЭДО)
- Оборудование: 2D-сканеры или терминалы сбора данных (ТСД) для работы с кодами маркировки
- Программное обеспечение: Интеграция ЭДО с вашей учетной системой (1С и др.)
2. Организационные изменения
- Обучение сотрудников работе с новыми процессами
- Настройка коммуникации между отделами (склад, бухгалтерия, логистика)
- Разработка регламентов сканирования и проверки кодов
Процесс работы с ЭДО при поэкземплярном учете
1. Формирование исходящих документов
При отгрузке товаров:
- Сотрудник сканирует коды маркировки всех единиц товара
- Данные автоматически передаются в УПД
- Документ подписывается электронной подписью и отправляется контрагенту через ЭДО
Варианты наполнения УПД кодами:
- Прямое сканирование каждого товара
- Использование агрегированных кодов транспортных упаковок
- Загрузка из файла (например, .txt) — более удобный и быстрый вариант
2. Прием входящих документов
При получении товаров:
- Полученный УПД проверяется на соответствие фактической поставке
- Коды маркировки сверяются с теми, что на товарах
- Документ подписывается ЭП в течение 3 дней
- Если обнаружены расхождения, необходимо создать корректировочный документ
Важно: переход на поэкземплярный учет со временем затронет все маркируемые товары. А все товары в перспективе попадут под маркировку. Поэтому имеет смысл готовится к изменением и внедрять инструменты работы с маркировкой уже сейчас.
Редактировать и создавать «с нуля» УПД и другие документы актуальных форматов удобнее всего в Платформе ЭДО. Обмен с контрагентами в электронном формате: бесплатные обработки к 1С, роуминг со всеми основными ЭДО-операторами, интеграции с системой маркировки товаров.
