Как сверить данные по кассам с бухгалтерским учетом и отчитаться в налоговую без ошибок?
Расхождения в отчетности и в кассовых данных, которые ОФД передает ФНС, могут стать поводом для налоговой проверки. Избежать этого помогают инструменты, которые доступны в личном кабинете Платформы ОФД. Это особенно актуально перед сдачей отчетности.
Какие сервисы помогают автоматизировать сбор и сверку информации, избежать ошибок и уточнить отчетность перед сдачей?
Выписки на базе кассовых чеков
Выручка влияет на расчет налогов. Инспекция сравнивает сведения в отчетах с информацией, которую получила с ККТ в режиме онлайн. Расхождения могут стать поводом для проверки.
Поэтому рекомендуем регулярно сверять данные по продажам в 1С и личном кабинете (ЛК) ОФД.
Для этого в разделе «Чеки» ЛК «Платформа ОФД» можно выгрузить выписку с необходимой информацией за выбранный период. Это можно сделать по определенной торговой точке и кассе.
В выписке «Обороты по ККТ» находятся данные по оборотам в разрезе ККТ за нужный период. Выписка «Z отчеты» покажет информацию по отчету о каждой закрытой смене: здесь есть итоговая сумма расчетов с детализацией по способу оплаты.
Часто расхождения возникают из-за ошибок, которые выявляются в ходе форматно-логического контроля. В этом случае чек не попадает в ФНС. Чтобы уточнить статус чека в налоговой, используйте выписку «Чеки (расширенная)», в которой есть поле «Статус чека в ФНС». В выписке «Смены» есть информация о числе фискальных документов за смену, состоянии фискального накопителя и количестве непереданных чеков.
Кроме выписок, информация о суммах продаж есть в разделе «Показатели» в формате таблицы и графика.
ВАЖНО: при несвоевременной передаче чеков ОФД, например, если временно отсутствовало соединение с интернетом, посмотреть сведения за предыдущий день можно только в день, следующий за днем попадания чеков к ОФД.
Интеграция с 1С
При большом количестве операций переносить данные с фискальных документов в 1С вручную неудобно. Функция интеграции ускоряет и упрощает этот процесс: с ее помощью можно загружать документы с разных ККТ в 1С.
Интеграция «Платформы ОФД» и 1С: Бухгалтерии позволяет:
- Автоматически переносить документы с кассовых аппаратов, которые подключены к ОФД. При этом выбирается нужный период, ККТ, магазин.
- Формировать документы о продажах: Отчет о розничных продажах, Приходный кассовый ордер, Поступление товаров. В Поступлении товаров отражается то же количество товаров и их наименования, которые поступают в Отчет о розничных продажах. Такая функция особенно полезна тем, кто не ведет в 1С складской учет.
- Сравнивать сведения из созданных ранее в 1С документов с информацией, которая есть у ОФД. Это помогает избежать ошибок. Важно: сейчас сравнить можно только те документы, которые сформированы с помощью Интеграции ОФД в 1С.
- Переносить фискальные документы в 1С по расписанию. Установите удобное время, и благодаря автообмену документы из кассы будут загружаться автоматически.
- Синхронизировать полученную из чеков номенклатуру с уже внесенными в 1С товарными позициями или в автоматическом режиме создавать новую.
КУДиР в электронном виде
Организации и ИП на упрощенной системе налогообложения, ЕСХН, а также ИП на патенте должны вести КУДиР (ст. 346.24 НК и ст. 346.53 НК). В ней учитываются все доходы и расходы, чтобы определить авансовые платежи и налог.
КУДиР помогает отслеживать лимит доходов при УСН, который позволяет сохранить право на упрощенку и правильно определить налоговую ставку, грамотно заполнить декларацию. К тому же, если не вести книгу, можно получить штраф. При этом ФНС может запросить КУДиР на проверку в любое время.
Закон не запрещает вести документ в бумажном виде, но это неудобно:
- при заполнении вручную бухгалтеру приходится самому следить за правилами ведения книги;
- исправления должно заверить ответственное лицо;
- нужно организовать хранение документа так, чтобы он не испортился и не потерялся.
Проще использовать специальный сервис, с помощью которого можно вести КУДиР в электронном варианте. В электронную КУДиР от «Платформы ОФД» данные автоматически подтягиваются из ЛК ОФД.
В данном сервисе есть фильтры, благодаря которым можно работать с большим объёмом операций.
Фильтры позволяют сортировать операции по:
- дате
- типам
- статусу
- категории
- источнику поступления в книгу.
Есть здесь и сводная информация:
- расходам
- доходам
- уплаченным торговым сборам.
ВАЖНО! Пользователи сервиса могут отслеживать уровень дохода, чтобы при достижении его предельного уровня, позволяющего применять специальные налоговые режимы (УСН/ПСН), — своевременно подать заявление (через сервис «Платформа Госотчёт») на смену СНО и не получить штрафы.
Сервис интуитивно понятен. Не нужно изучать требования по заполнению КУДиР и заверять исправления. Документ хранится в облаке. При необходимости книгу можно распечатать.