Электронный формат перевозочных документов станет обязательным с осени 2026 года. Это следует из закона «О внесении изменений в ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты РФ», который подписал Владимир Путин. У участников грузоперевозок остается чуть больше года на настройку процессов по переходу к цифровому обмену документами. Разбираем, как будет выглядеть процесс, что необходимо знать бизнесу и как действовать уже сейчас.
Электронные перевозочные документы – для всех направлений и видов транспорта
Замена бумажного варианта транспортной накладной на электронный формат – одно из ключевых принципов реформы, цель которой – сделать логистические процессы прозрачными и открытыми перед контролирующими органами. В текущей версии ЭТрН можно не указывать экспедитора, но с начала действия закона он обязан быть отражен в документе. При этом, он должен состоять в реестре «ГосЛог» и соответствовать определенным правилам:
- Отсутствие судимости за экономические преступления (для ИП и руководителей юрлиц).
- Не более одного нарушения в сфере экспедирования за последний год.
Изменения коснулись и других ключевых документов — заказ-нарядов, заявок, накладных. При этом часть документов останется в бумажной форме — случаи их применения будет определять Минтранс. Транспортные документы, доступные в электронном виде уже сейчас:
- Транспортная накладная (ЭТрН)
- Путевой лист (ЭПЛ)
- Договор фрахтования
- Заказ-наряд
- Заказ и заявки
- Сопроводительная ведомость
Как работает механизм транспортного ЭДО
Обрабатываются такие документы с помощью ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов). Это ключевая платформа, регулирующая процессы в сфере грузоперевозок. Она автоматизирует транспортно-экспедиционную деятельность, обеспечивая юридически значимый электронный документооборот между участниками рынка.
Ключевые функции системы
- Формирование и подписание документов
Участники системы создают электронные перевозочные документы и заверяют их усиленной квалифицированной (УКЭП) или неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) через Госключ. - Контроль и регулирование
Ответственность за функционирование ГИС ЭПД возложена на Минтранс России. Ведомство управляет системой, а также ведет реестр операторов электронного перевозочного документооборота (ЭПД). - Взаимодействие через операторов ЭПД
Доступ к ГИС ЭПД осуществляется не напрямую, а через информационные системы операторов ЭПД. Например, через Платформу ЭПД — одного из крупнейших операторов, обеспечивающего электронный документооборот и отчетность в логистике.
Операторы ЭПД создают единую цифровую среду, упрощающую взаимодействие между всеми сторонами цепочки поставок. Даже если грузоотправитель и грузополучатель используют разные системы, они могут:
- беспрепятственно обмениваться документами;
- просматривать и редактировать данные;
- подписывать файлы электронной подписью.
Таким образом, ГИС ЭПД стандартизирует процессы, минимизирует бумажный документооборот и повышает прозрачность транспортных операций.
Как компании внедрить ЭПД
- Провести аудит документооборота: какие документы используются (накладные, путевые листы, прочие), кто их формирует и обрабатывает. Выявить процессы, требующие автоматизации в первую очередь.
- Выбрать оператора ЭДО. Работать с ГИС ЭПД можно только через аккредитованных операторов, таких как Платформа ЭПД.
- Подготовить внутреннюю документацию: разработать локальные нормативные акты (ЛНА), регламентирующие переход на ЭДО, издать приказ о назначении ответственных за внедрение системы, составить пошаговые инструкции для сотрудников.
- Оформить электронные подписи. Юрлица и ИП используют УКЭП или УНЭП (Госключ). Водители могут подписывать документы через мобильное приложение с ПЭП (простой электронной подписью).
- Обучить персонал. Нужно провести тренинги для:
- Бухгалтерии — работа с электронными накладными.
- Водителей и экспедиторов — создание, подписание и отправка документов.
- Логистов — исправление ошибок и взаимодействие с контрагентами.
- Перевести несколько маршрутов на электронный документооборот в качестве пробного запуска. Проанализировать результаты, устранить ошибки и доработать процессы.
- Внести изменения в договоры с контрагентами, прописав условия работы через ЭДО. Убедиться, что все участники перевозок (грузоотправители, перевозчики, получатели) готовы к переходу.
- Начинать готовиться к переходу на ЭПД нужно уже сейчас – закон подписан, сроки внедрения определены. Верным решением будет заранее подготовить и оттестировать процессы. Для этого, Платформа ЭПД дает бесплатный доступ к сервису на 90 дней. Это отличная возможность познакомиться с работой в сервисе, оценить свои бизнес-процессы и понять, что необходимо для полноценного перехода к использованию ЭПД в компании.