Что такое УПД
УПД — универсальный передаточный документ. Действующим в настоящий момент является формат УПД по Приказу ФНС РФ от 19 декабря 2023 г. N ЕД-7-26/970@. Данный формат электронного документа является многофункциональным – он заменяет собой сразу несколько «бумажных» документов.
Формат УПД содержит одновременно все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством для счетов-фактур и для первичных учётных документов: актов и товарных накладных.
Таким образом, вы определяете какую функцию будет нести документ:
- Счет-фактура.
- Единый документ: счет-фактура + первичный документ.
- Первичный документ.
Создание УПД
Страница создания УПД содержит множество полей. Некоторые поля являются обязательными для заполнения и подсвечиваются красным цветом. При этом некоторые поля являются взаимозависимыми – заполнение одного поля делает обязательным заполнение другого поля. Система умеет автоматически это определять: по ходу заполнения документа определенные поля система автоматически подсветит красным, если возникнут условия для обязательности их заполнения.
В редакторе УПД реализована автоматическая проверка заполняемых данных на соответствие формату: тип данных и количество символов.
Номер и дата
Обязательно заполните номер документа и дату создания в соответствующих полях.
Функция
Поле «Функция» позволяет выбрать какую информацию содержит документ: «Счет-фактура и передаточный документ», «Счет-фактура», «Передаточный документ». Выберите необходимую функцию:
Продавец, Покупатель, Грузоотправитель, Грузополучатель
Следующие несколько блоков полей позволяют заполнить данные сторон факта хозяйственной жизни: Продавца, Покупателя, Грузоотправителя, Грузополучателя.
В поле «Продавец» указываются реквизиты продавца. Часть реквизитов подставляются автоматически из нашей базы данных об организациях. Если реквизиты не указаны, нажмите «Редактировать», внесите данные Продавца.
Аналогично заполните данные Покупателя. Для поиска и автоматического заполнения сведений о Покупателе необходимо нажать «Найти другую компанию». Выполнить поиск по наименовании или ИНН организации
После заполнения данных Продавца и Покупателя система автоматически скопирует их в соответствующие поля Грузоотправителя, Грузополучателя. Если данные Грузоотправителя не совпадают с данными Продавца или Грузополучатель отличен от Покупателя, то снимите галки:
Заполните сведения Грузоотправителя и/или Грузополучателя вручную в появившихся полях.
Платежно-расчетный документ
При необходимости внесите сведения в поля блока «Платежно-расчетный документ». Если требуется указать несколько документов, нажмите на кнопку «Добавить документ». Для удаления лишней строки нажмите на значок «Х».
Идентификатор государственного контракта
При необходимости заполните идентификатор государственного контракта.
Валюта
Укажите валюту. При вводе первых букв названия появляется список валют. Выберите нужную. По умолчанию выбран «Российский рубль».
Табличная часть (Фактурная часть)
Это блок полей, описывающий переданный товар или оказанные услуги.
Для отображения полей справа потяните вправо ползунок внизу таблицы либо наведите на таблицу курсор, нажмите среднюю кнопку мыши (колесо прокрутки) и потяните вправо.
| Наименования товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права
Укажите наименование товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг). |
| Единица измерения
Укажите единицу измерения. При вводе первых букв появится список единиц измерения — выберите необходимую. |
| Количество (объем)
Укажите количество отгружаемого по счету товара (объем выполненных работ, оказанных услуг). |
| Цена (тариф) за единицу измерения
Укажите цену товара на единицу измерения без НДС. |
| Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога – всего
Стоимость за все количество товара без НДС. Рассчитывается автоматически. |
| Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом – всего
Стоимость за все количество товара с НДС. Рассчитывается автоматически после заполнения сведений о налоговой ставке. |
| В том числе сумма акциза
Укажите сумму акциза подакцизных товаров, если такие присутствуют. |
| Налоговая ставка
Указывается налоговая ставка. Возможные значения: «0%», «10%», «20%», «10/110%», «20/120%», «НДС исчисляется налоговым агентом». |
| Сумма налога, предъявляемая покупателю
Сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Определяется исходя из применяемых налоговых ставок. Рассчитывается автоматически, но по умолчанию всегда «Без НДС». Выберите в выпадающем списке необходимое значение.
|
| Код товара/работ, услуг
Укажите код товара. |
| Код вида товара
Укажите код вида товара |
| Страна происхождения товара и номер ТД
Укажите страну происхождения товара. При вводе первых букв названия появится список стран — выберите необходимую. |
| Сведения о товаре, подлежащем прослеживаемости
Выберите необходимый тип сведений:
Внесите сведения о товаре, подлежащем прослеживаемости, если такой имеется. Если кодов множество, добавьте строку через «+». Важно: в одном документе не может быть товара с маркировкой и товара, подлежащего прослеживаемости. Поэтому нельзя одновременно проставить галки «Идентификация товаров (маркировка)» и «Сведения о товаре, подлежащем прослеживаемости». |
| Дополнительные сведения о позиции
Внесите дополнительные сведения о товаре. Поля «Идентификатор» и «Значение» предназначены для ввода дополнительных сведений о грузе (номер заказа, накладной, код материала и др.). |
Добавление и удаление позиций
Чтобы добавить новую строку, нажмите на кнопку «Добавить позицию».
Чтобы удалить строку, нажмите на значок «Х» в конце строки с позицией.
Всего
В блоке «Всего» большинство полей заполняются автоматически по нажатию на кнопку «Рассчитать НДС» (слева сверху в окне редактора) и недоступны для редактирования. Для расчета НДС и итоговой суммы:
- Заполните все поля по товарным позициям и укажите ставки НДС.
- Нажмите «Рассчитать НДС»
Важно: если после расчета НДС вы внесли какие-либо изменения в значения в стоимости или ставках НДС, то обязательно выполните перерасчет НДС (по нажатию на кнопку «Рассчитать НДС») иначе в документ попадут некорректные суммы.
При необходимости заполните значение в поле «Количество (масса нетто/количество) — всего по документу».
Документ об отгрузке
При необходимости внесите сведения в поля блока «Документ об отгрузке» нажав на соответствующую кнопку. Если требуется указать несколько документов, нажмите на кнопку «Добавить документ». Для удаления лишней строки нажмите на значок «Х».
Сведения об отгрузке
Если вы выбрали «Функцию» документа «Счет-фактура и передаточный документ» или «Передаточный документ», то сведения об отгрузке станут обязательными к заполнению. Заполните сведения об отгрузке.
Поле содержание операции содержит несколько предустановленных вариантов: выберите необходимый или введите свое значение выбрав в селекторе пункт «Другое»
Заполнив все поля, нажмите на кнопку «Создать». Если в документе присутствуют ошибки, то рядом с кнопкой «Создать» появится уведомление «проверьте корректность заполнения полей». Пролистайте страницу редактора и исправьте ошибки, которые будут указаны на странице.
Если ошибок в документе нет, то будет создан документ и помещен в раздел «Черновики» сервиса. Далее вы можете выбрать данный документ и подписать его.
Загрузка готового или создание исправленного УПД в редакторе
Для ускорения заполнения идентичных УПД или исправительных УПД, предусмотрена возможность загрузки в редактор ранее созданных документов УПД.
Загрузка документов доступна на вкладках «Исходящие» (1) и «Черновики»(2):
Если вы в разделе «Черновики», то выберите необходимый документ и нажмите на него. В открывшемся окне нажмите «Редактировать»:
Запустится редактор и данные из документа автоматически подставятся в соответствующие поля.
Измените при необходимости данные документа и нажмите кнопку «Создать», чтобы создать документ на отправку. Документ будет обновлен в разделе «Черновики».
Если есть необходимость создать новый документ на основании ранее отправленного (находитесь на вкладке «Исходящие»), то выберите необходимый документ и нажмите на него. В открывшемся окне нажмите
(1) «Создать исправление» — создаст документ в Редакторе с номером исправления.
(2) «Повторить» — создаст тот же документ в Редакторе.
Предпросмотр УПД
Для открытия и просмотра печатной формы (визуализация по типу бумажного УПД) документа до его сохранения справа вверху страницы нажмите на кнопку «Предпросмотр»
Откроется окно предпросмотра документа.