После нажатия «Перейти в ЭДО» вы попадете на страницу со списком входящих документов. Для перехода к исходящим документам или черновикам документов нажмите «Исходящие» / «Черновики» в левом боковом меню.
Фильтрация списка документов
Фильтрация возможна по следующим параметрам:
- Данные документа: ID документа, сумма, номер (1)
- Наименование или ИНН контрагента (2)
- Дата документа (3)
- Статус (4)
- Тип (5)
- Маркировка: документы с маркировкой или без. (6)
Фильтрация является комбинированной: с возможностью выбора нескольких значений и совмещении разных фильтров одновременно. Выберите один или несколько параметров для фильтрации и нажмите «Найти документы».
В результате вы получите список документов, соответствующий указанным критериям.
При перемещении между списками документов параметры фильтрации сохраняются: нажмите «Сбросить» для быстрой очистки всех параметров фильтрации.
Подписание входящих документов
- На вкладке «Входящие» нажмите на документ, который необходимо подписать.
- Нажмите на кнопку «Подписать» в правой части меню. Выберите сертификат. И нажмите «Продолжить»
- Для УПД, дата является обязательным полем. (1)
- При необходимости измените и/или дополните полномочия подписанта (по умолчанию заполнены полномочия руководителя организации)
- Номер доверенности опционален, но если необходимо указать, используется соответствующее поле «Номер доверенности» (2)
- Нажмите «Подписать»
- Документ сменит статус на «Подписан»
Подписание входящего документа с МЧД
Если вы подписываете документ на основании МЧД, то вы можете указать номер доверенности при подписании. При этом сервис автоматически проверит соответствие реквизитов в МЧД и данных указанных в документе.
В окне выбора сертификата перед подписанием нажмите «+ Добавить доверенность»
Сервис автоматически проверит наличие подходящих доверенностей в базе Платформа МЧД и предложит наиболее новую доверенность.
Если доверенность необходима не была найдена, то нажмите «+ Добавить новую доверенность».
Откроется форма поиска доверенности.
- Введите 36-значный номер МЧД (1)
- ИНН организации доверителя (2)
- ИНН представителя (3)
По нажатию на кнопку «Добавить», доверенность будет запрошена в Реестре МЧД ФНС и будет автоматически загружена в базе Платформа МЧД. После этого вам необходимо будет выбрать найденную доверенность.
Отклонение входящих документов
- На вкладке входящие документы проставьте чек-бокс в крайнем левом столбце у всех документов, которые вы хотите отклонить (1)
- Нажмите на кнопку «Отклонить» в правой части меню, если документов несколько.
Если документ один, то вы можете нажать на всплывающую кнопку «Отклонить» (при наведении курсора мыши на документ).
- Укажите причину отклонения в поле «Комментарий» и нажмите «Продолжить»
- Выберите необходимый сертификат и нажмите «Отклонить».
- Документ сменит статус на «Отклонен».
Получение и ознакомление с документом
Для детального ознакомления с документом, его скачивания, просмотра печатной формы и сведений о подписантах, необходимо нажать по строке документа.
Просмотр сведений документа
Откроется окно просмотра документа, в верхней части окна указано наименование документа. Ниже расположен блок сведений о документе: наименование отправителя (или получателя для исходящих документов), дата документа и фактическая дата отправки/поступления документа, тип, номер (если был указан отправителем) и сумма (если была указан отправителем).
Ниже расположен блок с данными подписантов документа: Наименование организации, ФИО подписанта, сведения о сертификате КЭП подписанта, номер МЧД (если был приложен).
Получение документа с МЧД
МЧД – машиночитаемая доверенность.
Если при подписании документа был указан номер машиночитаемой доверенности сервис автоматически производит поиск и проверку данных доверенности.
Сервис проверяет:
- Необходимость наличия МЧД
Важно: сервис может указать, что документ подписан не руководителем организации, а, например, сотрудником организации с КЭП физического лица, но подписантом не был указан номер МЧД. Это не означает, что наличие МЧД обязательно и документ не может быть принят. С точки зрения законодательства указание номера МЧД не является обязательным: доверенность может быть передана любым удобным способом.
- Статус МЧД. Возможные статусы МЧД:
- Зарегистрирована, но срок действия доверенности еще не наступил
- Активна – срок действия наступил
- Доверенность была отозвана доверителем
- Доверенность еще не зарегистрирована. Обрабатывается на стороне ФНС
- Доверенность не зарегистрирована. Отклонена ФНС
- Срок действия доверенности истек
- Дату подписания документа сопоставляет с датами:
- Начала действия доверенности
- Завершения действия доверенности
- Соответствие ИНН контрагента с реквизитами организации отправителя документа с МЧД)
- Соответствие ФИО и СНИЛС представителя в МЧД с указанными ФИО, СНИЛС в сертификате КЭП подписанта.
Важно: сервис не анализирует состав полномочий, который указан в МЧД. Сервис проверят соответствие базовых реквизитов: ФИО, СНИЛС, ИНН, статус и сроки действия. Таким образом необходимо сверять полномочия представителя самостоятельно.
Если в процессе проверки данных доверенности будут выявлены несоответствия сервис на них укажет, а на форме просмотра документа в блоке подписанты появится соответствующий индикатор:
Нажмите «Развернуть» в блоке подписанты и ознакомьтесь с выявленными расхождениями.
Важно: некоторые доверенности могут быть недоступны (закрыты паролем доверителем) для получения из распределенного реестра и сервис не всегда сможет произвести проверку. По этой причине статус «Указанная МЧД не найдена в ЦПРР ФНС» не означает, что доверенность не существует. Вам необходимо самостоятельно выполнить поиск доверенности в реестре и сверить реквизиты.
Скачивание документа и файла подписи
На форме просмотра сведений о документе нажмите «Скачать архив и протокол ЭДО». Будет загружен файл документа, подпись к нему и все технологические документы, квитанции, которые относятся к данному документообороту, а так же протокол передачи.
Документы с маркировкой
При отправке формализованных документов, содержащих сведения о маркировке товаров, Платформа ЭДО производит автоматическую передачу этих сведений в ГИС МТ Честный Знак (ЦРПТ).
Важно! Отправка сведений происходит только по факту положительного завершения документооборота: после поступления со стороны получателя документа ответного титула – титула Покупателя.
Статус передачи сведений в Честный Знак отображается в списке документов (в виде индикатора) и подробно на форме просмотра сведений о документе.
Подробно этапы проверки документов в Честный Знак отображаются на форме просмотра сведений документа:
Для этого необходимо развернуть блок Маркировка:
Каждый документ проходит несколько этапов обработки в Честный Знак:
- Отправка в систему Честный Знак.
- Проверка данного документа системой Честный Знак на корректность.
- Обработка документа в разрезе его товарной группы.
- Итоговый статус обработки документа системой Честный Знак.
В случае возникновения ошибки на любом из этапов обработки – вам будет доступен для скачивания JSON ответа от Честного Знака (ЧЗ).
Для этого нажмите на кнопку «Скачать json результата для обработки обращения в ЦРПТ»
Данный документ поможет поддержке ЧЗ установить и устранить причины ошибок обработки марок.
Отправка документов
Поддерживаемые типы документов
Платформа ЭДО позволяет обмениваться:
- формализованными XML-документами, установленных ФНС форматов.
- неформализованными документами.
К формализованной документации относятся следующие документы:
- УПД
- УКД
- Акт сверки Взаимных расчетов
- Акт о передаче результатов работ
- Акт Приёмки Выполненных работ
- Торг-12
- ТОРГ-2
- К неформализованной документации относятся любые другие документы, которыми обмениваются контрагенты и которые хотят подписать через ЭДО. Документы должны быть следующих форматов – .xml, .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .pdf, .rtf.
Важно! Объем вложения не должен превышать 25 Мб.
На заметку:
Чтобы отправить готовые формализованные документы своему контрагенту, необходимо сформировать документ в формате XML.
Сформировать формализованный документ можно в соответствующем редакторе в веб-интерфейсе Платформа ЭДО (кнопка создать документ), либо в интеграционном решении. Для корректного формирования документа мы выпустили обработки, которые дополняют функционал систем 1С.
Список актуальных обработок можно найти по ссылке — Скачать
Отправка неформализованных документов
Для того, чтобы загрузить документ на отправку, нажмите слева «Загрузить»
В диалоговом окне вашей операционной системы, выберите документ. Можно пачкой (несколько штук).
- Слева отобразиться перечень загружаемых документов (1)
- «Единый получатель» (2) — если получатель один, можно поставить чек-бокс и указать один раз получателя. (Поиск можно выполнить по ИНН или Наименованию организации).
- Получатель документа (3) – Получатель (Поиск можно выполнить по ИНН или Наименованию организации).
- Карточка найденной организации (4)
Обратите внимание, что можно из этой карточки отправить приглашение вашему контрагенту. Если настройка не требуется, будет отображен соответствующий флаг «Настройка не требуется»
После импорта документа вам будет доступно выбрать:
- Тип документа (1) – Обязателен (по умолчанию: Неформализованный).
- Дата документа (2) – Необязательное поле.
- Номер (3) – Необязательное поле.
По нажатию на кнопку «Подписать и отправить» (4), будет запущен процесс подписания документа.
По нажатию на кнопку «Сохранить» (5), документ будет сохранен в раздел «Черновики».
Для завершения отправки по нажатию на «Подписать и отправить», необходимо выбрать КЭП подписанта (при необходимости указать и укажите номер МЧД), далее нажать кнопку «Подписать»
Подписание исходящего документа с МЧД
Если вы подписываете документ на основании МЧД, то вы можете указать номер доверенности при подписании. При этом сервис автоматически проверит соответствие реквизитов в МЧД и данных указанных в документе.
В окне выбора сертификата перед подписанием нажмите «+ Добавить доверенность»
Сервис автоматически проверит наличие подходящих доверенностей в базе Платформа МЧД и предложит наиболее новую доверенность.
Если доверенность необходима не была найдена, то нажмите «+ Добавить новую доверенность».
Если доверенность необходима не была найдена, то нажмите «+ Добавить новую Доверенность»
Откроется форма поиска доверенности.
- Введите 36-значный номер МЧД (1)
- ИНН организации доверителя. (2)
- ИНН представителя. (3)
- По нажатию на кнопку «Добавить», доверенность будет запрошена в Реестре МЧД ФНС и будет автоматически загружена в базе Платформа МЧД. После этого вам необходимо будет выбрать найденную доверенность.
После успешного добавления данных о доверенности, выберите из списка и нажмите кнопку «Продолжить».
Важно: если доверенность после поиска не будет доступна для выбора, то это означает, что реквизиты в структуре документа и в МЧД не совпадают.
Пакетная отправка документов
Если у вас появилась необходимость объединить документы в пакет, достаточно в окне импорта документов поставить чек-бокс «Объединить документы в пакет»
Важно: У пакета документов всегда будет только один получатель.
В дальнейшем такие документы будут визуально объединены в интерфейсе сервиса (1).
Между документами будет доступен быстрый переход из формы просмотра сведений по документу (2).
Для завершения отправки документа нажмите «Подписать и отправить». Далее выберите КЭП подписанта и укажите номер МЧД, если есть. Нажмите «Подписать»
